本簡短教程描述了將Excel文件轉(zhuǎn)換為PDF的4種可能方法- 使用Excel的“另存為”功能、Adobe軟件、在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器和桌面工具。

將Excel工作表轉(zhuǎn)換為PDF通常是必要的，如果您希望其他用戶能夠查看您的數(shù)據(jù)但不能編輯它。您可能還希望將Excel電子表格轉(zhuǎn)換為PDF格式，以便用於媒體工具包、演示文稿和報告，或者創(chuàng)建一個所有用戶都可以打開和閱讀的文件，即使他們沒有安裝Microsoft Excel，例如在平板電腦或手機(jī)上。

如今，PDF無疑是最受歡迎的文件格式之一。根據(jù)Google的數(shù)據(jù)，網(wǎng)絡(luò)上有超過153萬個PDF文件，而Excel文件（.xls和.xlsx）只有250萬個。

在本文的後面，我將詳細(xì)解釋幾種從Excel導(dǎo)出到PDF的可能方法，並提供詳細(xì)步驟和截圖：

儘管.pdf和.xls格式已經(jīng)存在了一段時間，並且一直受到用戶的歡迎，但直接將Excel文件導(dǎo)出為PDF的可能性在Excel 2007中出現(xiàn)。因此，如果您擁有從2007到365的任何版本的Excel，您可以以一種快速且簡單的方式進(jìn)行PDF轉(zhuǎn)換。

Microsoft Excel允許導(dǎo)出選定的範(fàn)圍或表格，以及將一個或多個工作表或整個工作簿保存為PDF文件。

1. 打開您的Excel工作簿，並選擇要轉(zhuǎn)換為PDF文件的範(fàn)圍或工作表。

   • 如果您希望導(dǎo)出一個表格，請將光標(biāo)放置在表格內(nèi)的任意單元格中。
   • 要導(dǎo)出特定工作表，只需通過點(diǎn)擊該工作表的標(biāo)籤使其激活。
   • 要轉(zhuǎn)換多個工作表，請選擇它們?nèi)?。要選擇相鄰的工作表，請點(diǎn)擊第一個工作表的標(biāo)籤，按住Shift並點(diǎn)擊您希望選擇的最後一個工作表的標(biāo)籤。要選擇非相鄰的工作表，按住Ctrl並點(diǎn)擊每個您希望保存為PDF的工作表的標(biāo)籤。
   • 如果您希望將整個工作簿保存為一個PDF文件，請?zhí)^此步驟：）

2. 點(diǎn)擊文件> 另存為。

3. 在另存為對話窗口中，從“保存類型”下拉列表中選擇PDF (.*pdf) 。

   如果您希望在保存後查看生成的PDF文件，請確保選中保存後打開文件複選框。

   在優(yōu)化下選擇以下選項之一：

   • 如果生成的PDF文檔需要高打印質(zhì)量，請點(diǎn)擊標(biāo)準(zhǔn)（在線發(fā)布和打?。?。
   • 如果PDF文件大小比打印質(zhì)量更重要，則選擇最小大小（在線發(fā)布）。

4. 點(diǎn)擊窗口左下角的選項...按鈕（請參見上面的截圖）。

5. 將會打開選項對話框，您可以根據(jù)需求選擇以下選項之一：

   • 選擇- 這將導(dǎo)出當(dāng)前選定的範(fàn)圍。
   • 活動工作表- 這將保存當(dāng)前工作表或所有選定的工作表到一個PDF文件中。
   • 表格- 這將導(dǎo)出當(dāng)前活動的表格，即您的鼠標(biāo)指針?biāo)诘谋砀瘛?/li>
   • 整個工作簿- 顧名思義：）

   

6. 點(diǎn)擊確定按鈕關(guān)閉對話框，您就完成了。

如您所見，使用Excel內(nèi)置的功能將Excel文件導(dǎo)出為PDF非常簡單。當(dāng)然，Microsoft Excel只提供了一些基本設(shè)置，但通過一點(diǎn)點(diǎn)的經(jīng)驗，人們可以學(xué)會以這樣的方式準(zhǔn)備源文件，以至於不需要進(jìn)一步的調(diào)整。無論如何，如果您對Excel的另存為功能的能力不滿意，讓我們來看看Adobe的產(chǎn)品。

使用Adobe工具將Excel文件導(dǎo)出為PDF

遺憾的是，Adobe在Excel到PDF轉(zhuǎn)換方面不如Microsoft慷慨，並不提供任何免費(fèi)的手段。然而，他們確實將此功能納入了付費(fèi)工具或訂閱中- 必須承認(rèn)，這些工具確實做得非常好。

Adobe Reader

Adobe Reader X及更早版本包括了安裝Adobe PDF打印機(jī)的選項，該打印機(jī)可用於將Excel文件導(dǎo)出為PDF。然而，此功能在Adobe Reader XI的最新版本中不可用。

相反，他們引入了創(chuàng)建PDF標(biāo)籤，使您可以一鍵從.xls或.xlsx文件創(chuàng)建PDF，前提是您有付費(fèi)訂閱。

Adobe Acrobat XI Pro

如果您是有幸使用這一強(qiáng)大套件的少數(shù)用戶之一，從Excel工作表創(chuàng)建PDF文件就像在創(chuàng)建工具欄下點(diǎn)擊從文件創(chuàng)建PDF...一樣簡單。

或者，Adobe Acrobat Pro允許您通過以下方式直接從Excel創(chuàng)建PDF文件：

• 點(diǎn)擊Excel功能區(qū)上的Acrobat標(biāo)籤上的創(chuàng)建PDF按鈕。
• 切換到文件標(biāo)籤並點(diǎn)擊保存為Adobe PDF 。
• 點(diǎn)擊文件> 打印，選擇Adobe PDF並配置設(shè)置。

如果您有興趣獲得Adobe Acrobat XI的30天試用版，您可以在這裡下載。如果您不願意為Acrobat XI Pro訂閱支付每月20美元的費(fèi)用，讓我們看看免費(fèi)的Excel到PDF轉(zhuǎn)換器有哪些提供。

免費(fèi)的在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器

幸運(yùn)的是，我們有許多免費(fèi)的在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器，提供各種選項將Excel文檔轉(zhuǎn)換為PDF文件。以下是4個最受歡迎的在線轉(zhuǎn)換器的評論。

為了測試在線PDF轉(zhuǎn)換器對不同數(shù)據(jù)類型的處理能力，我創(chuàng)建了以下兩個工作簿：

測試工作簿1：幾個不同格式的表格

測試工作簿2：Microsoft的假日禮物規(guī)劃模板

現(xiàn)在，準(zhǔn)備工作已經(jīng)完成，讓我們看看在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器將如何應(yīng)對這一挑戰(zhàn)。

PDF轉(zhuǎn)換器

另一個在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器可以在www.freepdfconvert.com上找到。除了Excel表格外，該工具還可以將Word文檔、PowerPoint演示文稿以及網(wǎng)頁和圖像轉(zhuǎn)換為PDF。

如上圖所示，界面也非常清晰，幾乎不需要任何解釋。您只需在標(biāo)籤之間導(dǎo)航以選擇合適的轉(zhuǎn)換類型，然後瀏覽原始文件，選擇所需格式並點(diǎn)擊轉(zhuǎn)換。

轉(zhuǎn)換完成後，您可以將生成的PDF文件下載到您的計算機(jī)上，或者將其保存到Google文檔中：

此Excel到PDF轉(zhuǎn)換器有免費(fèi)版本和付費(fèi)訂閱。以下是免費(fèi)版本的主要限制：

• 您必須等待30分鐘才能轉(zhuǎn)換另一個文件。
• 轉(zhuǎn)換次數(shù)有限- 每月10次。

如果您想了解更多關(guān)於此工具的信息，您可以在這裡找到完整的功能列表以及可用的訂閱和價格。

結(jié)果：

與之前的PDF轉(zhuǎn)換器不同，這個轉(zhuǎn)換器在第一個工作簿上產(chǎn)生了非常不錯的結(jié)果，沒有任何格式扭曲或錯誤。

至於第二個工作簿，它被準(zhǔn)確無誤地轉(zhuǎn)換...成一個Word文檔（.docx）。我的第一反應(yīng)是我錯誤地選擇了錯誤的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，所以我重複了這個過程並得到了相同的結(jié)果，如下面的截圖所示：

經(jīng)過第二次思考，我得出以下結(jié)論。轉(zhuǎn)換器無法正確地將我的Excel表格的自定義格式導(dǎo)出到PDF，因此它將其轉(zhuǎn)換為最接近的格式。實際上，使用Word的另存為對話框?qū)ord文檔保存為PDF只需幾秒鐘的時間，結(jié)果就得到了一個格式良好的PDF文件。

Soda PDF在線轉(zhuǎn)換器

這個在線PDF轉(zhuǎn)換器允許您從許多格式創(chuàng)建PDF文檔，包括Microsoft Excel、Word和PowerPoint，以及JPEG、PNG圖像和HTML頁面。

Soda PDF在線服務(wù)提供免費(fèi)和付費(fèi)會員。免費(fèi)，您可以獲得無限的PDF創(chuàng)建和有限的PDF轉(zhuǎn)換，每30分鐘一個文件。如果您想要更多，您將不得不升級到高級版（大約每3個月10美元）。在這種情況下，您還將獲得合併和拆分PDF文件的能力。

結(jié)果：

這個在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器幾乎完美無瑕。第一個工作簿被無誤地轉(zhuǎn)換為PDF，第二個工作簿也被轉(zhuǎn)換，沒有任何錯誤，但一個單詞的第一個字母被截斷：

如您所見，沒有一個免費(fèi)的在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器是完美的，儘管Soda PDF非常接近。有人可能會認(rèn)為問題出在我原始的Excel文檔上。我同意，第二個工作簿具有相當(dāng)複雜的自定義格式。這是因為我的目的是進(jìn)行某種“壓力測試”，以揭示PDF到Excel在線轉(zhuǎn)換器的真正潛力，因為您的實際工作簿在內(nèi)容和格式方面可能更加複雜和精緻。

為了實驗，我使用Excel的“另存為”對話框?qū)蓚€測試工作簿轉(zhuǎn)換為PDF，它完美地完成了任務(wù)- 生成的PDF文件是原始Excel文檔的精確副本。

桌面Excel到PDF轉(zhuǎn)換器

除了在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器之外，還存在多種桌面工具，用於將Excel文件轉(zhuǎn)換為PDF文檔，這些工具根據(jù)您在最終文檔中期望的功能提供不同的選項：從免費(fèi)的單擊工具到企業(yè)級專業(yè)套件。由於我們主要對免費(fèi)的Excel到PDF轉(zhuǎn)換器感興趣，讓我們仔細(xì)看看幾個這樣的工具。

Foxit Reader - 免費(fèi)桌面Excel到PDF轉(zhuǎn)換器

Foxit Reader是一個小型PDF查看器，允許您查看、簽署和打印PDF文件，以及從Excel工作簿創(chuàng)建PDF文檔。它允許您將Excel電子表格轉(zhuǎn)換為PDF，無論是從Foxit Reader還是直接從Excel。

從Foxit Reader將Excel轉(zhuǎn)換為PDF

這是將Excel工作簿轉(zhuǎn)換為PDF的最快方法，只需3個快速步驟。

1. 打開您的Excel文件。在文件標(biāo)籤上，點(diǎn)擊創(chuàng)建>從文件，然後再次點(diǎn)擊從文件並瀏覽您希望轉(zhuǎn)換的Excel文檔。

   

2. 審查PDF文件。一旦您選擇了一個Excel文件，F(xiàn)oxit Reader立即以PDF格式打開它。一個非常好的功能是，您可以同時打開多個PDF文件，每個文件都位於自己的標(biāo)籤上，如下面的截圖所示：

   

   請注意，大多數(shù)在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器難以處理的Excel假日禮物列表，對於這個桌面工具來說完全沒有問題！

3. 保存PDF文件。如果一切正常，請點(diǎn)擊文件標(biāo)籤上的另存為或按Ctrl S保存文件。是的，操作就是這麼簡單！

注意。 Foxit Reader會將選定工作簿的所有工作表保存為PDF。因此，如果您只想轉(zhuǎn)換特定的工作表，請先將其保存為單獨(dú)的工作簿。

從Excel將Excel文件轉(zhuǎn)換為PDF

如果您希望更多地預(yù)覽和自定義生成的PDF文檔，建議使用這種方法。

安裝Foxit Reader後，會在您的打印機(jī)列表中添加“ Foxit Reader PDF打印機(jī)”，這實際上是一個偽打印機(jī)，可以用來配置PDF文檔的最終外觀。

1. 打開要轉(zhuǎn)換為PDF的Excel文件。打開一個Excel工作簿，切換到文件標(biāo)籤，點(diǎn)擊打印，並在打印機(jī)列表中選擇Foxit Reader PDF打印機(jī)。

   

2. 配置設(shè)置。在設(shè)置部分，您有以下選擇：

   • 將活動工作表、整個工作簿或選擇內(nèi)容轉(zhuǎn)換為PDF。
   • 選擇文檔方向- 縱向或橫向。
   • 定義紙張格式和邊距。
   • 將工作表、所有列或所有行調(diào)整到一頁上。

   當(dāng)您進(jìn)行更改時，它們會立即反映在右側(cè)的文檔預(yù)覽中。

   如果您想要更多選項，請點(diǎn)擊設(shè)置下的頁面設(shè)置鏈接。

   

3. 配置其他設(shè)置（可選）。使用頁面設(shè)置對話窗口，您可以添加自定義頁眉或頁腳、更改頁面順序、顯示或隱藏網(wǎng)格線等。

   

4. 保存PDF文件。

當(dāng)所有編輯完成後，點(diǎn)擊打印按鈕保存文件。這將打開標(biāo)準(zhǔn)的Excel另存為對話窗口，您可以在其中選擇目標(biāo)文件夾並輸入文件名。

Primo PDF - 一個偽打印機(jī)，用於將Excel轉(zhuǎn)換為PDF

PrimoPDF是另一個偽打印機(jī)，可以幫助您將Excel文檔導(dǎo)出為PDF格式。此軟件提供的功能和選項與Foxit Reader非常相似，您以同樣的方式進(jìn)行設(shè)置- 在打印機(jī)下選擇PrimoPDF並調(diào)整設(shè)置。

希望這個關(guān)於桌面和在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器的快速評論能幫助您選擇最適合您的工具。如果所介紹的工具都沒有完全滿足您的需求，您可以嘗試一些替代方法，例如將您的Excel文件上傳到Google Sheets，然後導(dǎo)出為PDF，或者通過Open Office將Excel轉(zhuǎn)換為PDF。

在某些情況下，您可能會發(fā)現(xiàn)將Excel工作表轉(zhuǎn)換為JPG、PNG或GIF圖像很有用。

在下一篇文章中，我們將處理相反的任務(wù)，並探索將PDF文件導(dǎo)入到Excel中的具體細(xì)節(jié)。感謝您的閱讀，希望下週能再次見到您！

以上是如何將Excel文件轉(zhuǎn)換為PDF的詳細(xì)內(nèi)容。更多資訊請關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！