提升Excel表格的可訪問性：實(shí)用指南

創(chuàng)建Microsoft Excel工作簿時(shí)，務(wù)必採取必要的步驟，確保每個(gè)人都能訪問它，尤其是在您計(jì)劃與他人共享工作簿的情況下。本指南將分享一些實(shí)用技巧，幫助您實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。

使用描述性工作表名稱

提高Excel工作簿可訪問性的一種方法是更改工作表的名稱。默認(rèn)情況下，Excel工作表命名為Sheet1、Sheet2、Sheet3等等，這種非描述性的編號(hào)系統(tǒng)在您點(diǎn)擊“ ”添加新工作表時(shí)會(huì)繼續(xù)下去。

更改工作表名稱使其更準(zhǔn)確地描述工作表內(nèi)容具有多重好處：

• 提供清晰度和上下文：描述性工作表名稱使任何訪問您工作簿的人都能更輕鬆地瀏覽其內(nèi)容。
• 輔助屏幕閱讀器：大多數(shù)屏幕閱讀器都會(huì)讀取Excel的工作表名稱，因此將這些名稱更改為更能代表其內(nèi)容的名稱，意味著視力障礙者將獲得更好的體驗(yàn)。
• 使公式更清晰：引用另一個(gè)工作表中的單元格或命名範(fàn)圍的公式包含該引用工作表的名稱。因此，使用上下文工作表名稱（而不是Sheet1、Sheet2等）的公式更容易理解和解析。

相關(guān)閱讀：如何在多個(gè)Excel工作表中引用相同的單元格（三維引用）

避免在Excel中手動(dòng)引用，這既費(fèi)時(shí)又容易出錯(cuò)。

要重命名Excel中的工作表，請(qǐng)雙擊相關(guān)選項(xiàng)卡，然後將現(xiàn)有文本替換為新的工作表名稱。此外，要為上下文工作表名稱留出更多空間，請(qǐng)單擊並向右拖動(dòng)下部功能區(qū)句柄。

除了具有描述性之外，遵循以下技巧還可以進(jìn)一步優(yōu)化您的Excel工作表名稱並提高可訪問性：

• 簡潔明了：較短的名稱更容易處理和使用。
• 使用下劃線：如果您的工作表名稱必須包含多個(gè)單詞，請(qǐng)使用下劃線（_）代替空格，以在所有上下文中顯示單詞之間的關(guān)係。
• 保持名稱簡單：堅(jiān)持使用字母、數(shù)字和——正如我在前一點(diǎn)中解釋的那樣——下劃線。
• 力求一致性：為所有工作表選項(xiàng)卡選擇一種命名樣式。在我的上面示例中，我選擇了以大寫字母開頭的單個(gè)單詞。

使用並命名格式化表格

坦率地說，Excel中未格式化的表格在可訪問性方面是一場(chǎng)噩夢(mèng)。在此示例中，行和列標(biāo)題與主要數(shù)據(jù)不容易區(qū)分，跨行跟蹤是一個(gè)挑戰(zhàn)，而且，從演示的角度來看，它也是一個(gè)令人頭疼的問題！

要將此數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為Excel表格，首先，確保數(shù)據(jù)的頂行包含列標(biāo)題，從而使您的表格更容易解釋。然後，選擇數(shù)據(jù)中的任何單元格，然後在功能區(qū)“開始”選項(xiàng)卡的“樣式”組中，單擊“作為表格格式化”。

然後，選擇具有帶狀行的樣式，因?yàn)檫@些樣式可以幫助人們從左到右跟蹤表格中的行。此外，選擇其標(biāo)題行與其他行不同的樣式。

選擇表格樣式時(shí)，請(qǐng)確保數(shù)據(jù)源正確且“我的表格具有標(biāo)題”在“創(chuàng)建表格”對(duì)話框中被選中，然後單擊“確定”。

接下來，在“表格設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中，查看“表格樣式選項(xiàng)”組，看看您是否可以進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)的可讀性。在我的情況下，我選中了“第一列”以將其與主要數(shù)據(jù)區(qū)分開來，並且我取消選中了“篩選按鈕”以使標(biāo)題行不那麼擁擠。

為圖形添加替代文本

替代文本（簡稱alt文本）是對(duì)圖形的簡短描述，可以幫助視力障礙者充分理解其內(nèi)容。屏幕閱讀器會(huì)大聲朗讀alt文本，這意味著那些無法看到圖形細(xì)節(jié)的人仍然可以理解其包含的內(nèi)容。

相關(guān)閱讀：為什麼我總是在Microsoft 365應(yīng)用程序中添加替代文本（以及您如何也能做到）

使您的圖形更易於訪問。

在Excel中，您可以為形狀、圖片、圖表、SmartArt以及您使用的任何其他圖形添加替代文本。

使用清晰的字體

在考慮在Excel中使用哪些字體可以使信息易於閱讀時(shí)，需要考慮幾個(gè)因素。

相關(guān)閱讀：您應(yīng)該在Excel中使用哪些字體？

優(yōu)化數(shù)據(jù)的可讀性。

一般來說，Excel不是您應(yīng)該使用花哨字體的程序，因?yàn)樗哪康氖乔逦爻尸F(xiàn)數(shù)據(jù)並啟用有用的分析。因此，使用模仿手寫、具有花哨的筆觸和襯線的字體，或以其他方式具有風(fēng)格的字體只會(huì)降低電子表格的可訪問性。

您還應(yīng)該選擇字母和數(shù)字易於區(qū)分的字體。例如，雖然某些字體的字母O比數(shù)字0寬得多，但其他字體則使這種區(qū)別不太明顯。例如，F(xiàn)ranklin Gothic Book的字母O只比其數(shù)字0略寬，而Georgia的數(shù)字0看起來像小寫字母o。另一方面，Aptos、Arial、Baskerville Old Face、Garamond、Rockwell、Segoe UI、Terminal和Times New Roman的O和0之間的區(qū)別要大得多。

在考慮字體如何區(qū)分小寫字母i、大寫字母L和數(shù)字1時(shí)，也應(yīng)考慮相同的問題。例如，Courier New中的小寫字母L與數(shù)字1驚人地相似，而Arial的大寫字母i與小寫字母L相同。區(qū)分這三個(gè)字符的最佳字體是Aptos、Tahoma、Verdana和Comic Sans MS，儘管我希望您不要在正式電子表格中使用後者！

在使用可訪問字體時(shí)，另一個(gè)需要記住的事情是數(shù)字和文本看起來是否被壓縮了。換句話說，字符之間空間小於通?？臻g的窄字體通常更難閱讀。避免在Excel中使用標(biāo)準(zhǔn)字體的窄版或細(xì)版——如Aptos Narrow——並且不要使用默認(rèn)情況下很窄的字體——如Agency FB、Niagara Engraved、Onyx和The Hand。

就我個(gè)人而言，我堅(jiān)持使用Excel的默認(rèn)字體Aptos，因?yàn)榭偟膩碚f，它滿足了上述所有條件。它的字符易於區(qū)分，它使用簡單的字母和數(shù)字形式，並且在縮小到較小尺寸或放大到高分辨率時(shí)易於閱讀。

其他Excel可訪問性技巧

雖然我目前提供的技巧將在很大程度上提高Excel工作簿的可訪問性，但您還可以做一些其他小事情來完成電子表格並使其對(duì)每個(gè)人都最佳：

• 向單元格A1添加文本：由於屏幕閱讀器從單元格A1開始讀取Excel工作表，因此請(qǐng)?jiān)诖藛卧裰刑砑右恍┯袃r(jià)值的內(nèi)容，例如工作表概述或說明。
• 使超鏈接具有上下文：如果您在Excel工作簿中使用超鏈接，請(qǐng)確保它們清楚地說明單擊鏈接後將把讀者帶到哪裡。 “點(diǎn)擊此處”之類的詞語沒有任何價(jià)值，而像“點(diǎn)擊此處查看更多信息”這樣的詞語（其中“第一張表”是超鏈接）則更有用。
• 使用圖表元素：如果您的工作簿包含圖表，請(qǐng)確保它們格式良好，並包含圖表標(biāo)題、軸標(biāo)題和數(shù)據(jù)標(biāo)籤等元素。

相關(guān)閱讀：如何在Excel中格式化圖表

Excel提供了（太多）用於使圖形看起來很合適的工具。

• 命名範(fàn)圍：除了遵循我之前關(guān)於命名表格的建議之外，還要命名工作簿中的其他範(fàn)圍，以便它們易於查找和識(shí)別。
• 避免空行和空列：如果您必須擁有不包含數(shù)據(jù)的行或列，請(qǐng)?zhí)砑右恍┪谋疽詭椭褂闷聊婚喿x器的人理解電子表格的結(jié)構(gòu)，例如“空行”。

使用Excel的可訪問性檢查器

一旦您盡力使工作簿盡可能易於訪問，請(qǐng)使用Excel內(nèi)置的可訪問性檢查器確保您沒有錯(cuò)過任何內(nèi)容。

打開功能區(qū)上的“審閱”選項(xiàng)卡，然後單擊“檢查可訪問性”按鈕的上半部分。

然後，在“可訪問性”窗格中，查看有關(guān)使電子表格更易於訪問的任何建議。如果出現(xiàn)任何問題，請(qǐng)單擊相關(guān)的卡片以獲取有關(guān)如何修復(fù)它們的建議。

除了更改工作簿以使其更易於訪問之外，還值得採用其他良好的實(shí)踐方法來使電子表格易於閱讀，例如使用一致的格式、使用批註來避免過多的文本以及將電子表格共享為PDF以鎖定佈局。

以上是如何使所有人都可以訪問Excel電子表格的詳細(xì)內(nèi)容。更多資訊請(qǐng)關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！