該綜合指南解釋瞭如何通過(guò)歸檔各種Outlook版本的電子郵件，任務(wù)和其他項(xiàng)目（365，2021，2019，2019，2016，2016，2013及更早）有效地管理Outlook電子郵件存儲(chǔ)。學(xué)會(huì)配置自動(dòng)歸檔，執(zhí)行手動(dòng)歸檔並解決常見(jiàn)問(wèn)題。

保持簡(jiǎn)化的前景收件箱對(duì)於效率至關(guān)重要。歸檔舊項(xiàng)目會(huì)降低郵箱的大小並提高性能。該教程涵蓋了自動(dòng)和手動(dòng)歸檔方法。

• 自動(dòng)化電子郵件歸檔
• 手動(dòng)存檔（個(gè)人或所有文件夾）
• 找到存檔的文件
• 高級(jí)歸檔技術(shù)
  • 重新定位文件
  • 從已刪除的物品和垃圾中自動(dòng)刪除
  • 在收到日期之前存檔
• 故障排除歸檔問(wèn)題

什麼是Outlook歸檔？

Outlook歸檔（和自動(dòng)結(jié)構(gòu)）將舊的電子郵件，任務(wù)和日曆條目傳輸?shù)接脖P上的單獨(dú)的存檔文件夾。此過(guò)程將項(xiàng)目從您的主要.pst文件移至專用Archive.pst文件，可在Outlook中訪問(wèn)。這可以釋放C：\ drive上的空間（除非您指定其他位置）。

歸檔提供了兩個(gè)關(guān)鍵功能：

• 移動(dòng)項(xiàng)目：將項(xiàng)目傳輸?shù)酱鏅n文件夾。
• 永久刪除：指定時(shí)間後刪除項(xiàng)目。

關(guān)於Outlook歸檔的關(guān)鍵事實(shí)

為了避免常見(jiàn)的歸檔問(wèn)題，請(qǐng)記住以下要點(diǎn)：

1. Outlook主要使用.pst文件（Outlook Data Files）存儲(chǔ)電子郵件，聯(lián)繫人，約會(huì)，任務(wù)和註釋。只能存檔.pst文件。存檔的物品位於Outlook Archive文件夾中，不再位於其原始位置。
2. 歸檔與出口不同。導(dǎo)出創(chuàng)建副本；存檔移動(dòng)或刪除原件。
3. 存檔文件不是備份。創(chuàng)建存檔的單獨(dú)備份。 pst文件以進(jìn)行數(shù)據(jù)安全。
4. 聯(lián)繫人不是自動(dòng)構(gòu)造的。聯(lián)繫人需要手動(dòng)歸檔。
5. 與在線檔案館的交換帳戶禁用Outlook的內(nèi)置檔案。

提示：在存檔前合併重複聯(lián)繫人。

在Outlook中自動(dòng)化電子郵件歸檔

Outlook的自動(dòng)結(jié)構(gòu)功能自動(dòng)以設(shè)定的間隔移動(dòng)或刪除舊項(xiàng)目。這些步驟略有不同，具體取決於您的Outlook版本。

Outlook 365- 2010年的自動(dòng)構(gòu)造

默認(rèn)情況下，在Outlook 2010及以後沒(méi)有啟用Autoarchive。您可能會(huì)收到提示來(lái)啟用它。單擊“是”立即進(jìn)行，或“自動(dòng)建築設(shè)置……”以自定義選項(xiàng)?；蛘?，手動(dòng)配置它：

1. 打開(kāi)Outlook，然後導(dǎo)航到文件>選項(xiàng)> “高級(jí)” > “自動(dòng)結(jié)構(gòu)設(shè)置…”
2. 檢查“每天運(yùn)行自動(dòng)結(jié)構(gòu)”以激活。配置其他設(shè)置，然後單擊“確定” 。

下圖顯示默認(rèn)設(shè)置；每個(gè)選項(xiàng)的詳細(xì)說(shuō)明可在其他地方提供。存檔進(jìn)度在狀態(tài)欄中顯示。如果選擇“文件夾中的“顯示存檔”文件夾”，則“存檔”文件夾會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)。如果需要，請(qǐng)參見(jiàn)有關(guān)顯示存檔文件夾的說(shuō)明。

2007年Outlook的自動(dòng)構(gòu)造

Outlook 2007 Auto-Archives日曆，任務(wù)和期刊項(xiàng)目（超過(guò)6個(gè)月），默認(rèn)情況下發(fā)送的項(xiàng)目和已刪除的項(xiàng)目（超過(guò)2個(gè)月）。為其他文件夾啟用它：

1. 打開(kāi)Outlook並單擊工具>選項(xiàng)。
2. 轉(zhuǎn)到另一個(gè)選項(xiàng)卡，然後單擊自動(dòng)結(jié)構(gòu)… 。

如下所述配置設(shè)置。

了解Outlook Autoarchive設(shè)置

（Outlook 2010及以後：文件>選項(xiàng)>高級(jí)>自動(dòng)構(gòu)建設(shè)置… ）

• 每天運(yùn)行自動(dòng)結(jié)構(gòu)：設(shè)置頻率。頻繁歸檔大量數(shù)據(jù)可能會(huì)影響性能。
• 在自動(dòng)運(yùn)行之前提示：在存檔前提供確認(rèn)提示。
• 刪除已過(guò)期的項(xiàng)目（僅電子郵件文件夾）：刪除具有單個(gè)到期日期的消息（在選項(xiàng)> “跟蹤>後期”之後設(shè)置）。默認(rèn)情況下通常會(huì)檢查一下，因此，如有必要，請(qǐng)取消選中。
• 存檔或刪除舊項(xiàng)目：允許自定義自動(dòng)設(shè)置（未檢查使用默認(rèn)設(shè)置）。
• 在文件夾列表中顯示存檔文件夾：在導(dǎo)航窗格中顯示“存檔”文件夾。
• 清理大於：設(shè)置歸檔年齡閾值的物品。
• 將舊項(xiàng)目移動(dòng)到：將項(xiàng)目移至Archive.pst文件。單擊瀏覽以更改位置。
• 永久刪除項(xiàng)目：刪除項(xiàng)目而無(wú)需存檔。
• 現(xiàn)在將這些設(shè)置應(yīng)用於所有文件夾：將設(shè)置應(yīng)用於所有文件夾。

默認(rèn)老化期

默認(rèn)老化期（每個(gè)文件夾可變）：

• 收件箱，草稿，日曆，任務(wù)，註釋，日記：6個(gè)月
• 發(fā)件箱：3個(gè)月
• 發(fā)送物品，刪除項(xiàng)目：2個(gè)月
• 聯(lián)繫人：不是自動(dòng)構(gòu)造的

排除文件夾或應(yīng)用不同的設(shè)置

排除文件夾或自定義其設(shè)置：

1. 右鍵單擊文件夾並選擇屬性… 。
2. 選擇“請(qǐng)勿在此文件夾中存檔項(xiàng)目”或“使用這些設(shè)置存檔此文件夾”，然後進(jìn)行相應(yīng)配置。

創(chuàng)建存檔文件夾

如果選擇了“顯示文件夾中的顯示存檔文件夾”，則“存檔”文件夾會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)。否則：

1. 單擊文件>打開(kāi)並導(dǎo)出>打開(kāi)Outlook數(shù)據(jù)文件。
2. 選擇Archive.pst文件，然後單擊“確定” 。

手動(dòng)存檔在Outlook中

有關(guān)更多控制，手動(dòng)存檔項(xiàng)目：

1. 在Outlook 2016中，轉(zhuǎn)到“文件”選項(xiàng)卡，然後單擊“工具” >清理舊項(xiàng)目。在Outlook 2010和2013中，單擊文件>清理工具>存檔…
2. 選擇文件夾以存檔並設(shè)置年齡閾值。單擊瀏覽以更改存檔文件位置。檢查“包含'請(qǐng)勿自動(dòng)'檢查的項(xiàng)目”，以包括排除的項(xiàng)目。

Outlook檔案文件的位置

檔案中的文件文件是在第一個(gè)自動(dòng)架構(gòu)或手動(dòng)存檔期間自動(dòng)創(chuàng)建的。該位置取決於您的操作系統(tǒng)（除非設(shè)置期間更改）。

Outlook 365-2010

• Vista，Windows 7，8，10： C：\ Users \ \ Documents \ Outlook Files \ Archive.pst
• Windows XP： C：\ Documents and Settings \ \本地設(shè)置\ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst

Outlook 2007和更早

• Vista和Windows 7： C：\ Users \ \ appdata \ local \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst
• Windows XP： C：\ Documents and Settings \ \本地設(shè)置\ Application Data \ Microsoft \ Outlook \ Archive.pst

（注意：應(yīng)用程序數(shù)據(jù)和AppData是隱藏的文件夾。）

高級(jí)歸檔技術(shù)

更改存檔文件位置

移動(dòng)現(xiàn)有存檔：

1. 關(guān)閉Outlook中的存檔文件夾。
2. 將存檔文件移至新位置。
3. 在Outlook（文件> Open > Outlook Data File… ）中重新連接移動(dòng)的文件…）。
4. 更新您的自動(dòng)建築設(shè)置，以指向新位置。

從已刪除的項(xiàng)目和垃圾電子郵件中自動(dòng)刪除

通過(guò)為這些文件夾設(shè)置“永久刪除項(xiàng)目”選項(xiàng)，配置自動(dòng)構(gòu)造以從已刪除的項(xiàng)目和垃圾電子郵件文件夾中刪除舊項(xiàng)目。

在收到日期之前存檔

根據(jù)收到的日期（而不是修改日期）進(jìn)行存檔，請(qǐng)修改註冊(cè)表（請(qǐng)注意！）。這需要Outlook 2007和2010的特定熱點(diǎn)。創(chuàng)建註冊(cè)表值ArchiveIgnoreLastModifiedTime時(shí)間，在HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office>下，其值為1的值為1。 HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<office version> \Outlook\Preferences</office> 。重新啟動(dòng)前景。

故障排除歸檔問(wèn)題

歸檔選項(xiàng)不可用

這通常表明Exchange Server郵箱或組織郵件保留策略。與您的管理員聯(lián)繫。

自動(dòng)結(jié)構(gòu)不運(yùn)行

確保在自動(dòng)構(gòu)建設(shè)置中檢查“每天運(yùn)行自動(dòng)結(jié)構(gòu)”。

特定項(xiàng)目未存檔

檢查項(xiàng)目的修改日期是最新的，還是選擇“不自動(dòng)構(gòu)建此項(xiàng)目”。

缺少存檔文件夾

驗(yàn)證選擇“在文件夾列表中顯示存檔文件夾”。如有必要，手動(dòng)打開(kāi)Outlook數(shù)據(jù)文件。

損壞的存檔。 pst文件

使用收件箱維修工具（scanpst.exe）維修存檔。 pst文件。如果不成功，請(qǐng)創(chuàng)建一個(gè)新的存檔。

達(dá)到最大尺寸

如果已滿，請(qǐng)清理存檔pst或main .pst文件。默認(rèn)限制為20GB（Outlook 2007）或50GB（以後版本）。

本指南提供了對(duì)Outlook歸檔的透徹理解，使您有能力優(yōu)化電子郵件管理。

以上是如何自動(dòng)或手動(dòng)歸檔的詳細(xì)內(nèi)容。更多資訊請(qǐng)關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！