提昇文檔可訪問性：Microsoft 365 圖片替代文本指南

本文將指導您如何在Microsoft 365應用程序（Excel、Word、PowerPoint和Outlook）中為圖片添加替代文本（Alt Text），從而提昇文檔的可訪問性，方便視障人士使用屏幕閱讀器理解圖片內容。

什麼是替代文本？

替代文本是對圖片的簡短描述，幫助視障人士理解圖片內容。屏幕閱讀器會朗讀替代文本，即使無法看到圖片，也能了解圖片信息。 替代文本不僅適用於Microsoft 365程序中的圖片，也適用於網站或社交媒體上的圖片，使其更易於訪問。

如何撰寫有效的替代文本？

一些Microsoft 365程序會自動生成替代文本，但這通常需要修改。撰寫替代文本時，請遵循以下建議：

• 使用簡潔明了的語言，例如“一隻狗坐在草地上”。避免過於簡短或複雜。
• 使用完整的句子，確保拼寫和語法正確。因為如果圖片無法加載，替代文本可能會顯示代替圖片。
• 避免重複正文或其他圖片的替代文本內容，以免影響屏幕閱讀器的使用體驗。
• 裝飾性圖片（不包含信息）無需添加替代文本。
• 不確定替代文本是否準確？請讓未看過圖片的人聽您朗讀替代文本，並反饋其是否與圖片內容相符。

在Microsoft Excel和Word中添加替代文本

在Excel和Word中添加替代文本的方法相同。以下以Excel為例：

在大多數(shù)版本的Excel中，點擊“插入”>“圖片”後，會出現(xiàn)一個下拉菜單，讓您選擇圖片放置在單元格內還是單元格之上。只有放置在單元格之上的圖片才能添加替代文本。

1. 右鍵點擊圖片，選擇“查看替代文本”。

2. 右側會出現(xiàn)“替代文本”窗格，其中可能已包含自動生成的替代文本建議。修改建議文本，使其更準確、完整，並符合語法規(guī)範。例如，將“Cats making tail heart”修改為“兩隻貓在田野裡用尾巴做成心形”。點擊窗格右上角的“X”保存更改。

在Microsoft PowerPoint中添加替代文本

在PowerPoint中，右鍵點擊圖片，選擇“查看替代文本”，程序會自動生成替代文本建議。您可以根據需要修改建議文本。

PowerPoint的“閱讀順序”工具決定了屏幕閱讀器朗讀幻燈片內容的順序。默認情況下，按照添加對象的順序朗讀。為了確保閱讀順序正確，請按照以下步驟操作：

1. 在“開始”選項卡中，點擊“選擇”>“選擇窗格”。

2. 在“選擇窗格”中，雙擊每個對象並重命名，例如將“橢圓形 5”改為“橙色圓圈”。

3. 點擊“審閱”選項卡中的“檢查輔助功能”下拉菜單，選擇“閱讀順序窗格”。調整閱讀順序。

在Microsoft Outlook（新版）中添加替代文本

在新版Outlook中，右鍵點擊圖片，選擇“添加替代文本”。

Outlook不會自動生成替代文本，您需要手動輸入。輸入完成後，點擊“確定”。

總結

替代文本是提升Microsoft 365文檔可訪問性的重要工具。 善用替代文本，以及Excel、Word、PowerPoint和Outlook中的“檢查輔助功能”功能，可以確保您的文檔對所有人都是易於訪問的。

以上是為什麼我總是在Microsoft 365應用中添加Alt Text（以及如何也可以）的詳細內容。更多資訊請關注PHP中文網其他相關文章！