Meningkatkan Kebolehcapaian Dokumen: Panduan Teks Alternatif Microsoft 365

Artikel ini akan membimbing anda cara menambah teks alt ke imej dalam aplikasi Microsoft 365 (Excel, Word, PowerPoint, dan Outlook) untuk meningkatkan kebolehcapaian dokumen dan memudahkan pemahaman yang cacat penglihatan menggunakan kandungan imej pembaca skrin.

Apakah teks alternatif?

Teks alternatif adalah penerangan ringkas gambar untuk membantu orang cacat penglihatan memahami kandungan gambar. Pembaca skrin akan membaca teks alternatif dengan kuat, dan dapat memahami maklumat imej walaupun anda tidak dapat melihat imejnya. Teks alternatif bukan sahaja sesuai untuk imej dalam program Microsoft 365, tetapi juga untuk imej di laman web atau media sosial, menjadikannya lebih mudah untuk diakses.

Bagaimana menulis teks alternatif yang berkesan?

Beberapa program Microsoft 365 secara automatik menjana teks alternatif, tetapi ini biasanya memerlukan pengubahsuaian. Semasa menulis teks alternatif, ikuti cadangan ini:

• Gunakan bahasa yang ringkas dan jelas, seperti "anjing duduk di atas rumput". Elakkan terlalu pendek atau rumit.
• Gunakan ayat lengkap untuk memastikan ejaan dan tatabahasa betul. Kerana jika imej tidak dapat dimuatkan, teks alternatif boleh dipaparkan dan bukannya imej.
• Elakkan mengulangi teks badan atau gambar lain untuk mengelakkan mempengaruhi pengalaman pembaca skrin.
• Gambar hiasan (tidak termasuk maklumat) tidak memerlukan penambahan teks alternatif.
• tidak pasti sama ada teks alternatif adalah tepat? Tolong biarkan seseorang yang tidak melihat gambar mendengar anda membaca teks alternatif dan maklum balas sama ada ia sepadan dengan kandungan gambar.

Tambahkan teks alternatif dalam Microsoft Excel dan Word

Kaedah yang sama digunakan untuk menambah teks alternatif dalam Excel dan Word. Berikut adalah contoh:

Dalam kebanyakan versi Excel, selepas mengklik "INSERT" "imej", menu lungsur turun akan muncul, membolehkan anda memilih sama ada imej diletakkan di dalam sel atau di atas sel. Teks alternatif boleh ditambah hanya jika gambar diletakkan di atas sel .

Klik kanan pada imej dan pilih "Lihat Teks Alternatif".

Pane teks alternatif muncul di sebelah kanan, yang mungkin sudah mengandungi cadangan teks alternatif yang dihasilkan secara automatik. Ubah suai teks cadangan untuk menjadikannya lebih tepat, lengkap, dan mematuhi spesifikasi tatabahasa. Sebagai contoh, ubah suai "kucing membuat jantung ekor" kepada "dua kucing membuat bentuk jantung dengan ekor di lapangan." Klik "X" di sudut kanan atas pane untuk menyimpan perubahan.

Tambahkan teks alternatif di Microsoft PowerPoint

Di PowerPoint, klik kanan pada imej dan pilih "Lihat teks alternatif", dan program ini secara automatik akan menghasilkan cadangan teks alternatif. Anda boleh mengubah suai teks cadangan seperti yang diperlukan.

Alat "Pesanan Reading" PowerPoint menentukan urutan di mana skrin membaca kandungan slaid. Secara lalai, baca dengan kuat mengikut urutan di mana objek ditambah. Untuk memastikan pesanan bacaan yang betul, ikuti langkah -langkah berikut:

Dalam tab Mula, klik Pilih> Pilih Pane.

Dalam panel pilih, klik dua kali setiap objek dan namakannya, sebagai contoh, tukar bujur 5 ke bulatan oren.

3 Laraskan pesanan bacaan.

Tambahkan teks alternatif di Microsoft Outlook (versi baru)

Dalam versi baru Outlook, klik kanan pada imej dan pilih "Tambah Teks Alternatif".

Outlook tidak menghasilkan teks alternatif secara automatik, anda perlu memasukkannya secara manual. Selepas input selesai, klik "OK".

Ringkasan

Teks alternatif adalah alat penting untuk meningkatkan kebolehcapaian dokumen Microsoft 365. Menggunakan teks alternatif yang baik, serta ciri kebolehaksesan cek dalam Excel, Word, PowerPoint, dan Outlook, untuk memastikan dokumen anda dapat diakses oleh semua orang.

Atas ialah kandungan terperinci Mengapa saya selalu menambah teks alt dalam aplikasi Microsoft 365 (dan bagaimana anda juga boleh). Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!