Améliorer l'efficacité Excel: faire bon usage des régions nommées

Par défaut, les cellules Microsoft Excel sont nommées d'après les coordonnées de la rangée de colonnes, telles que A1 ou B2. Cependant, vous pouvez attribuer des noms plus spécifiques à une gamme de cellules ou de cellules, améliorant la navigation, rendant les formules plus claires et finalement gagner du temps.

Pourquoi toujours nommer des régions dans Excel?

Vous connaissez peut-être les signets dans Microsoft Word, qui sont des panneaux invisibles pour les emplacements spécifiés de votre document, et vous pouvez sauter où vous voulez à tout moment. Microsoft Excel a un peu une alternative sans imagination à cet outil d'économie de temps appelée "noms" et est accessible via la zone de nom dans le coin supérieur gauche du classeur.

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Excel a sa propre fonctionnalité de signet.

L'article suppose que vous avez une énorme feuille de calcul avec beaucoup de lignes et de colonnes de données, et vous voulez sauter dans une certaine cellule sans faire défiler pour toujours. Le moyen le plus rapide consiste à taper une référence de cellule dans la zone de nom et à appuyer sur Entrée.

De même, s'il existe d'autres onglets actifs dans votre classeur, vous pouvez sauter dans n'importe quelle cellule dans n'importe quelle feuille de calcul en tapant le nom de l'onglet, suivi d'une marque d'exclamation, puis d'une référence de cellule. Par exemple, Type:

 <code>Sheet2!H11</code>

Ensuite, en appuyant sur Entrée, vous amènera à la cellule H11 dans la feuille 2.

Bien que tout cela soit bon, ce n'est pas très utile si vous ne vous souvenez pas quelles cellules contiennent les informations que vous souhaitez sauter. C'est pourquoi vous devez modifier le nom d'une cellule ou d'une région à laquelle vous accédez fréquemment ou des formules.

Dans cet exemple, j'ai nommé une gamme cellulaire "Monthly_Totals" et je l'ai regardé. Depuis que j'ai nommé la zone, quelle que soit la feuille que j'utilise actuellement, je peux y sauter en cliquant sur la flèche vers le bas dans la zone de nom.

Plus important encore, je peux utiliser cette zone nommée dans la formule. Par exemple, Type:

 <code>=SUM(Monthly_Totals)</code>

Toutes les valeurs de ce domaine sont ajoutées et le total est fourni.

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Un autre exemple utile d' article de nommage des régions dans les formules est lorsqu'ils font partie des tests logiques dans les fonctions IF. Dans cet exemple, en cliquant sur la cellule et en visualisant dans la barre de formule, vous pouvez immédiatement voir si les critères pour atteindre le seuil impliquent des revenus totaux. D'un autre c?té, l'utilisation de références cellulaires ici rendra cela moins clair:

 <code>=IF(Total_Income>10000,"Threshold met","Threshold not met")</code>

Enfin, les zones nommées aident à créer des listes déroulantes dynamiques via l'outil de validation des données d'Excel. Dans cet exemple, j'ai renommé toute la colonne A à "Employee_Names". Maintenant, lorsque je clique sur la validation des données dans l'onglet Données du ruban pour ajouter une liste déroulante de nom à la cellule E1, je peux spécifier la source de la liste comme la colonne nommée pour cela.

Cela signifie que tout nom que j'ajoute à la colonne A sera inclus dans la liste déroulante.

Comment nommer une région dans Excel?

Il est facile de nommer une cellule ou une gamme de cellules dans Excel. Sélectionnez simplement la cellule ou la plage que vous souhaitez nommer et remplacer la référence de la cellule par le nom que vous souhaitez dans la zone de nom. Ensuite, appuyez sur Entrée.

Lorsque vous utilisez cette méthode pour nommer manuellement la région, il y a des règles que vous devez suivre pour obtenir Excel pour accepter vos modifications:

• Le premier caractère doit être une lettre, un soulignement (_) ou une barre oblique inverse (\).
• Le reste du nom ne peut contenir aucun caractères spéciaux. En d'autres termes, vous ne pouvez utiliser que des lettres, des chiffres, des périodes et des soulignements.
• Si le nom que vous avez attribué contient plusieurs mots, utilisez un soulignement ou une période (.) Comme séparateur de mots. Vous ne pouvez pas utiliser d'espaces.
• Les zones nommées ne peuvent pas être les mêmes que les références cellulaires, telles que A1 ou B 2 $.
• Vous ne pouvez pas nommer la région "R", "R", "C" ou "C" car ces références sont réservées aux autres utilisations d'arrière-plan dans Excel.
• Chaque nom de région doit être différent des autres noms du classeur et Excel est insensible à la casse.
• Un nom peut contenir jusqu'à 255 caractères, mais cela ne devrait pas être un problème car le nom que vous attribuez doit être clair et concis.

Vous pouvez également forcer Excel à nommer la région en fonction des données déjà dans la feuille de calcul. Sélectionnez la zone que vous souhaitez nommer et dans l'onglet Formule du ruban, cliquez sur Créer à partir de la sélection. Ensuite, cochez les options pertinentes dans la bo?te de dialogue qui appara?t. Dans cet exemple, la sélection de "Row Top" entra?nera le nom de la zone "Employés" car le titre de la colonne est inclus dans la sélection.

Comment changer les régions nommées dans Excel?

Que vous souhaitiez changer le nom de la région ou nommer les cellules contenues dans la région, le processus est rapide et facile.

Dans l'onglet Formule du ruban, cliquez sur le gestionnaire de noms.

Ensuite, double-cliquez sur la zone nommée que vous souhaitez modifier, ou cliquez sur lui et sélectionnez Modifier.

Ensuite, dans la bo?te de dialogue Modifier le nom, vous pouvez modifier le nom de la région dans le champ Nom ou ajuster la région de référence dans le champ de localisation de référence.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur OK et fermez la bo?te de dialogue Nom Manager.

Si vous incluez des noms ou des domaines précédents dans des formules, des conditions de vérification des données ou d'autres références dans votre classeur, ne vous inquiétez pas, celles-ci seront automatiquement mises à jour en fonction des modifications que vous venez d'apporter.

Des choses que vous devriez savoir sur les zones de nommage dans Excel

Avant de continuer à nommer certaines zones de votre classeur, notez ce qui suit:

• Utilisez un nom descriptif mais court. Par exemple, "total_expenditure_for_the_year_2020" ne fera que la formule trop longue et provoquera une confusion. De même, "Totexp20" peut ne pas fournir suffisamment d'informations à quiconque n'a jamais vu la feuille de calcul auparavant. Au contraire, les noms comme "Expendet_2020" sont plus appropriés.
• Pas besoin de nommer chaque région. Parfois, les zones anonymes (références à cellules directes) peuvent être plus utiles si le partage d'une feuille de calcul avec les autres car ils peuvent voir l'emplacement exact de référence. En d'autres termes, la région ne doit être nommée que si cela ajoute de la valeur à la feuille de calcul.
• Vous pourriez aussi bien envisager d'ajouter le préfixe "rng_" à n'importe quelle zone nommée pour la distinguer des autres éléments nommés tels que des tables ou des graphiques. Prendre cette étape rend également les zones de la formule plus faciles à identifier - lorsque vous tapez RNG, toutes les zones nommées seront affichées dans la liste d'info-bulleurs, et vous pouvez simplement sélectionner les zones pertinentes.
• Une autre fa?on de nommer les régions d'Excel est de formater les données dans une table Excel, puis de renommer la table.

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Qu'y a-t-il dans le nom? Eh bien, beaucoup.

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Les régions nommées ne sont que l'une des nombreuses fa?ons d'améliorer la productivité d'Excel. Par exemple, vous pouvez également congeler le volet pour éviter la surclassement, générer des prédictions à l'aide de l'outil de prédiction des données et ajuster la barre d'outils d'accès rapide pour personnaliser votre expérience Excel.

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