本簡(jiǎn)短教程描述了將Excel文件轉(zhuǎn)換為PDF的4種可能方法 - 使用Excel的“另存為”功能、Adobe軟件、在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器和桌面工具。

將Excel工作表轉(zhuǎn)換為PDF通常是必要的，如果您希望其他用戶能夠查看您的數(shù)據(jù)但不能編輯它。您可能還希望將Excel電子表格轉(zhuǎn)換為PDF格式，以便用于媒體工具包、演示文稿和報(bào)告，或者創(chuàng)建一個(gè)所有用戶都可以打開和閱讀的文件，即使他們沒(méi)有安裝Microsoft Excel，例如在平板電腦或手機(jī)上。

如今，PDF無(wú)疑是最受歡迎的文件格式之一。根據(jù)Google的數(shù)據(jù)，網(wǎng)絡(luò)上有超過(guò)153萬(wàn)個(gè)PDF文件，而Excel文件（.xls和.xlsx）只有250萬(wàn)個(gè)。

在本文的后面，我將詳細(xì)解釋幾種從Excel導(dǎo)出到PDF的可能方法，并提供詳細(xì)步驟和截圖：

盡管.pdf和.xls格式已經(jīng)存在了一段時(shí)間，并且一直受到用戶的歡迎，但直接將Excel文件導(dǎo)出為PDF的可能性在Excel 2007中出現(xiàn)。因此，如果您擁有從2007到365的任何版本的Excel，您可以以一種快速且簡(jiǎn)單的方式進(jìn)行PDF轉(zhuǎn)換。

Microsoft Excel允許導(dǎo)出選定的范圍或表格，以及將一個(gè)或多個(gè)工作表或整個(gè)工作簿保存為PDF文件。

1. 打開您的Excel工作簿，并選擇要轉(zhuǎn)換為PDF文件的范圍或工作表。

   • 如果您希望導(dǎo)出一個(gè)表格，請(qǐng)將光標(biāo)放置在表格內(nèi)的任意單元格中。
   • 要導(dǎo)出特定工作表，只需通過(guò)點(diǎn)擊該工作表的標(biāo)簽使其激活。
   • 要轉(zhuǎn)換多個(gè)工作表，請(qǐng)選擇它們?nèi)?。要選擇相鄰的工作表，請(qǐng)點(diǎn)擊第一個(gè)工作表的標(biāo)簽，按住Shift并點(diǎn)擊您希望選擇的最后一個(gè)工作表的標(biāo)簽。要選擇非相鄰的工作表，按住Ctrl并點(diǎn)擊每個(gè)您希望保存為PDF的工作表的標(biāo)簽。
   • 如果您希望將整個(gè)工作簿保存為一個(gè)PDF文件，請(qǐng)?zhí)^(guò)此步驟：）

2. 點(diǎn)擊文件 > 另存為。

3. 在另存為對(duì)話窗口中，從“保存類型”下拉列表中選擇PDF (.*pdf)。

   如果您希望在保存后查看生成的PDF文件，請(qǐng)確保選中保存后打開文件復(fù)選框。

   在優(yōu)化下選擇以下選項(xiàng)之一：

   • 如果生成的PDF文檔需要高打印質(zhì)量，請(qǐng)點(diǎn)擊標(biāo)準(zhǔn)（在線發(fā)布和打?。?/li>
   • 如果PDF文件大小比打印質(zhì)量更重要，則選擇最小大小（在線發(fā)布）。

4. 點(diǎn)擊窗口左下角的選項(xiàng)...按鈕（請(qǐng)參見上面的截圖）。

5. 將會(huì)打開選項(xiàng)對(duì)話框，您可以根據(jù)需求選擇以下選項(xiàng)之一：

   • 選擇 - 這將導(dǎo)出當(dāng)前選定的范圍。
   • 活動(dòng)工作表 - 這將保存當(dāng)前工作表或所有選定的工作表到一個(gè)PDF文件中。
   • 表格 - 這將導(dǎo)出當(dāng)前活動(dòng)的表格，即您的鼠標(biāo)指針?biāo)诘谋砀瘛?/li>
   • 整個(gè)工作簿 - 顧名思義：）

   

6. 點(diǎn)擊確定按鈕關(guān)閉對(duì)話框，您就完成了。

如您所見，使用Excel內(nèi)置的功能將Excel文件導(dǎo)出為PDF非常簡(jiǎn)單。當(dāng)然，Microsoft Excel只提供了一些基本設(shè)置，但通過(guò)一點(diǎn)點(diǎn)的經(jīng)驗(yàn)，人們可以學(xué)會(huì)以這樣的方式準(zhǔn)備源文件，以至于不需要進(jìn)一步的調(diào)整。無(wú)論如何，如果您對(duì)Excel的另存為功能的能力不滿意，讓我們來(lái)看看Adobe的產(chǎn)品。

使用Adobe工具將Excel文件導(dǎo)出為PDF

遺憾的是，Adobe在Excel到PDF轉(zhuǎn)換方面不如Microsoft慷慨，并不提供任何免費(fèi)的手段。然而，他們確實(shí)將此功能納入了付費(fèi)工具或訂閱中 - 必須承認(rèn)，這些工具確實(shí)做得非常好。

Adobe Reader

Adobe Reader X及更早版本包括了安裝Adobe PDF打印機(jī)的選項(xiàng)，該打印機(jī)可用于將Excel文件導(dǎo)出為PDF。然而，此功能在Adobe Reader XI的最新版本中不可用。

相反，他們引入了創(chuàng)建PDF標(biāo)簽，使您可以一鍵從.xls或.xlsx文件創(chuàng)建PDF，前提是您有付費(fèi)訂閱。

Adobe Acrobat XI Pro

如果您是有幸使用這一強(qiáng)大套件的少數(shù)用戶之一，從Excel工作表創(chuàng)建PDF文件就像在創(chuàng)建工具欄下點(diǎn)擊從文件創(chuàng)建PDF...一樣簡(jiǎn)單。

或者，Adobe Acrobat Pro允許您通過(guò)以下方式直接從Excel創(chuàng)建PDF文件：

• 點(diǎn)擊Excel功能區(qū)上的Acrobat標(biāo)簽上的創(chuàng)建PDF按鈕。
• 切換到文件標(biāo)簽并點(diǎn)擊保存為Adobe PDF。
• 點(diǎn)擊文件 > 打印，選擇Adobe PDF并配置設(shè)置。

如果您有興趣獲得Adobe Acrobat XI的30天試用版，您可以在這里下載。如果您不愿意為Acrobat XI Pro訂閱支付每月20美元的費(fèi)用，讓我們看看免費(fèi)的Excel到PDF轉(zhuǎn)換器有哪些提供。

免費(fèi)的在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器

幸運(yùn)的是，我們有許多免費(fèi)的在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器，提供各種選項(xiàng)將Excel文檔轉(zhuǎn)換為PDF文件。以下是4個(gè)最受歡迎的在線轉(zhuǎn)換器的評(píng)論。

為了測(cè)試在線PDF轉(zhuǎn)換器對(duì)不同數(shù)據(jù)類型的處理能力，我創(chuàng)建了以下兩個(gè)工作簿：

測(cè)試工作簿1：幾個(gè)不同格式的表格

測(cè)試工作簿2：Microsoft的假日禮物規(guī)劃模板

現(xiàn)在，準(zhǔn)備工作已經(jīng)完成，讓我們看看在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器將如何應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)。

PDF轉(zhuǎn)換器

另一個(gè)在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器可以在www.freepdfconvert.com上找到。除了Excel表格外，該工具還可以將Word文檔、PowerPoint演示文稿以及網(wǎng)頁(yè)和圖像轉(zhuǎn)換為PDF。

如上圖所示，界面也非常清晰，幾乎不需要任何解釋。您只需在標(biāo)簽之間導(dǎo)航以選擇合適的轉(zhuǎn)換類型，然后瀏覽原始文件，選擇所需格式并點(diǎn)擊轉(zhuǎn)換。

轉(zhuǎn)換完成后，您可以將生成的PDF文件下載到您的計(jì)算機(jī)上，或者將其保存到Google文檔中：

此Excel到PDF轉(zhuǎn)換器有免費(fèi)版本和付費(fèi)訂閱。以下是免費(fèi)版本的主要限制：

• 您必須等待30分鐘才能轉(zhuǎn)換另一個(gè)文件。
• 轉(zhuǎn)換次數(shù)有限 - 每月10次。

如果您想了解更多關(guān)于此工具的信息，您可以在這里找到完整的功能列表以及可用的訂閱和價(jià)格。

結(jié)果：

與之前的PDF轉(zhuǎn)換器不同，這個(gè)轉(zhuǎn)換器在第一個(gè)工作簿上產(chǎn)生了非常不錯(cuò)的結(jié)果，沒(méi)有任何格式扭曲或錯(cuò)誤。

至于第二個(gè)工作簿，它被準(zhǔn)確無(wú)誤地轉(zhuǎn)換...成一個(gè)Word文檔（.docx）。我的第一反應(yīng)是我錯(cuò)誤地選擇了錯(cuò)誤的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，所以我重復(fù)了這個(gè)過(guò)程并得到了相同的結(jié)果，如下面的截圖所示：

經(jīng)過(guò)第二次思考，我得出以下結(jié)論。轉(zhuǎn)換器無(wú)法正確地將我的Excel表格的自定義格式導(dǎo)出到PDF，因此它將其轉(zhuǎn)換為最接近的格式。實(shí)際上，使用Word的另存為對(duì)話框?qū)ord文檔保存為PDF只需幾秒鐘的時(shí)間，結(jié)果就得到了一個(gè)格式良好的PDF文件。

Soda PDF在線轉(zhuǎn)換器

這個(gè)在線PDF轉(zhuǎn)換器允許您從許多格式創(chuàng)建PDF文檔，包括Microsoft Excel、Word和PowerPoint，以及JPEG、PNG圖像和HTML頁(yè)面。

Soda PDF在線服務(wù)提供免費(fèi)和付費(fèi)會(huì)員。免費(fèi)，您可以獲得無(wú)限的PDF創(chuàng)建和有限的PDF轉(zhuǎn)換，每30分鐘一個(gè)文件。如果您想要更多，您將不得不升級(jí)到高級(jí)版（大約每3個(gè)月10美元）。在這種情況下，您還將獲得合并和拆分PDF文件的能力。

結(jié)果：

這個(gè)在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器幾乎完美無(wú)瑕。第一個(gè)工作簿被無(wú)誤地轉(zhuǎn)換為PDF，第二個(gè)工作簿也被轉(zhuǎn)換，沒(méi)有任何錯(cuò)誤，但一個(gè)單詞的第一個(gè)字母被截?cái)啵?/p>

如您所見，沒(méi)有一個(gè)免費(fèi)的在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器是完美的，盡管Soda PDF非常接近。有人可能會(huì)認(rèn)為問(wèn)題出在我原始的Excel文檔上。我同意，第二個(gè)工作簿具有相當(dāng)復(fù)雜的自定義格式。這是因?yàn)槲业哪康氖沁M(jìn)行某種“壓力測(cè)試”，以揭示PDF到Excel在線轉(zhuǎn)換器的真正潛力，因?yàn)槟膶?shí)際工作簿在內(nèi)容和格式方面可能更加復(fù)雜和精致。

為了實(shí)驗(yàn)，我使用Excel的“另存為”對(duì)話框?qū)蓚€(gè)測(cè)試工作簿轉(zhuǎn)換為PDF，它完美地完成了任務(wù) - 生成的PDF文件是原始Excel文檔的精確副本。

桌面Excel到PDF轉(zhuǎn)換器

除了在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器之外，還存在多種桌面工具，用于將Excel文件轉(zhuǎn)換為PDF文檔，這些工具根據(jù)您在最終文檔中期望的功能提供不同的選項(xiàng)：從免費(fèi)的單擊工具到企業(yè)級(jí)專業(yè)套件。由于我們主要對(duì)免費(fèi)的Excel到PDF轉(zhuǎn)換器感興趣，讓我們仔細(xì)看看幾個(gè)這樣的工具。

Foxit Reader - 免費(fèi)桌面Excel到PDF轉(zhuǎn)換器

Foxit Reader是一個(gè)小型PDF查看器，允許您查看、簽署和打印PDF文件，以及從Excel工作簿創(chuàng)建PDF文檔。它允許您將Excel電子表格轉(zhuǎn)換為PDF，無(wú)論是從Foxit Reader還是直接從Excel。

從Foxit Reader將Excel轉(zhuǎn)換為PDF

這是將Excel工作簿轉(zhuǎn)換為PDF的最快方法，只需3個(gè)快速步驟。

1. 打開您的Excel文件。在文件標(biāo)簽上，點(diǎn)擊創(chuàng)建 > 從文件，然后再次點(diǎn)擊從文件并瀏覽您希望轉(zhuǎn)換的Excel文檔。

   

2. 審查PDF文件。一旦您選擇了一個(gè)Excel文件，F(xiàn)oxit Reader立即以PDF格式打開它。一個(gè)非常好的功能是，您可以同時(shí)打開多個(gè)PDF文件，每個(gè)文件都位于自己的標(biāo)簽上，如下面的截圖所示：

   

   請(qǐng)注意，大多數(shù)在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器難以處理的Excel假日禮物列表，對(duì)于這個(gè)桌面工具來(lái)說(shuō)完全沒(méi)有問(wèn)題！

3. 保存PDF文件。如果一切正常，請(qǐng)點(diǎn)擊文件標(biāo)簽上的另存為或按Ctrl S保存文件。是的，操作就是這么簡(jiǎn)單！

注意。Foxit Reader會(huì)將選定工作簿的所有工作表保存為PDF。因此，如果您只想轉(zhuǎn)換特定的工作表，請(qǐng)先將其保存為單獨(dú)的工作簿。

從Excel將Excel文件轉(zhuǎn)換為PDF

如果您希望更多地預(yù)覽和自定義生成的PDF文檔，建議使用這種方法。

安裝Foxit Reader后，會(huì)在您的打印機(jī)列表中添加“Foxit Reader PDF打印機(jī)”，這實(shí)際上是一個(gè)偽打印機(jī)，可以用來(lái)配置PDF文檔的最終外觀。

1. 打開要轉(zhuǎn)換為PDF的Excel文件。打開一個(gè)Excel工作簿，切換到文件標(biāo)簽，點(diǎn)擊打印，并在打印機(jī)列表中選擇Foxit Reader PDF打印機(jī)。

   

2. 配置設(shè)置。在設(shè)置部分，您有以下選擇：

   • 將活動(dòng)工作表、整個(gè)工作簿或選擇內(nèi)容轉(zhuǎn)換為PDF。
   • 選擇文檔方向 - 縱向或橫向。
   • 定義紙張格式和邊距。
   • 將工作表、所有列或所有行調(diào)整到一頁(yè)上。

   當(dāng)您進(jìn)行更改時(shí)，它們會(huì)立即反映在右側(cè)的文檔預(yù)覽中。

   如果您想要更多選項(xiàng)，請(qǐng)點(diǎn)擊設(shè)置下的頁(yè)面設(shè)置鏈接。

   

3. 配置其他設(shè)置（可選）。使用頁(yè)面設(shè)置對(duì)話窗口，您可以添加自定義頁(yè)眉或頁(yè)腳、更改頁(yè)面順序、顯示或隱藏網(wǎng)格線等。

   

4. 保存PDF文件。

當(dāng)所有編輯完成后，點(diǎn)擊打印按鈕保存文件。這將打開標(biāo)準(zhǔn)的Excel另存為對(duì)話窗口，您可以在其中選擇目標(biāo)文件夾并輸入文件名。

Primo PDF - 一個(gè)偽打印機(jī)，用于將Excel轉(zhuǎn)換為PDF

PrimoPDF是另一個(gè)偽打印機(jī)，可以幫助您將Excel文檔導(dǎo)出為PDF格式。此軟件提供的功能和選項(xiàng)與Foxit Reader非常相似，您以同樣的方式進(jìn)行設(shè)置 - 在打印機(jī)下選擇PrimoPDF并調(diào)整設(shè)置。

希望這個(gè)關(guān)于桌面和在線Excel到PDF轉(zhuǎn)換器的快速評(píng)論能幫助您選擇最適合您的工具。如果所介紹的工具都沒(méi)有完全滿足您的需求，您可以嘗試一些替代方法，例如將您的Excel文件上傳到Google Sheets，然后導(dǎo)出為PDF，或者通過(guò)Open Office將Excel轉(zhuǎn)換為PDF。

在某些情況下，您可能會(huì)發(fā)現(xiàn)將Excel工作表轉(zhuǎn)換為JPG、PNG或GIF圖像很有用。

在下一篇文章中，我們將處理相反的任務(wù)，并探索將PDF文件導(dǎo)入到Excel中的具體細(xì)節(jié)。感謝您的閱讀，希望下周能再次見到您！

以上是如何將Excel文件轉(zhuǎn)換為PDF的詳細(xì)內(nèi)容。更多信息請(qǐng)關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！