五個(gè)Excel技巧，助你高效處理數(shù)據(jù)

許多人熟悉Excel的各種功能，但鮮有人了解那些能節(jié)省時(shí)間、更有效地可視化數(shù)據(jù)的實(shí)用技巧。本文將分享五個(gè)技巧，助你在下次使用Microsoft電子表格程序時(shí)提升效率。

一、快捷鍵快速選擇數(shù)據(jù)區(qū)域

Ctrl A快捷鍵廣為人知，但在Excel中，它在不同情況下功能有所不同。

首先，選擇電子表格中的任意單元格。如果該單元格獨(dú)立于其他單元格（即其左側(cè)、右側(cè)、上方或下方?jīng)]有數(shù)據(jù)，也不屬于格式化表格的一部分），按Ctrl A將選擇整個(gè)電子表格。

但是，如果所選單元格屬于某個(gè)數(shù)據(jù)區(qū)域（例如未格式化的數(shù)字列或格式化表格），按Ctrl A只會(huì)選擇該數(shù)據(jù)區(qū)域。例如，我們選擇單元格D6，然后按下Ctrl A。

這對(duì)于僅格式化該數(shù)據(jù)范圍（而不是整個(gè)工作表）非常有用。

再次按下Ctrl A，Excel將選擇整個(gè)電子表格。

這非常適合同時(shí)格式化整個(gè)工作表。

此技巧可提高工作效率，無(wú)需使用鼠標(biāo)點(diǎn)擊和拖動(dòng)來(lái)選擇數(shù)據(jù)范圍。

二、添加切片器快速篩選數(shù)據(jù)

將數(shù)據(jù)格式化為Excel表格后，每列頂部會(huì)自動(dòng)顯示“篩選”按鈕，你可以在“表格設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中取消選中或選中“篩選”按鈕來(lái)移除或重新添加它。

然而，更便捷的篩選方法是添加切片器，尤其當(dāng)某列比其他列更常被篩選時(shí)。

在我們的示例中，我們預(yù)計(jì)經(jīng)常篩選“商店”和“總計(jì)”列，因?yàn)樗鼈兪潜砀裰械闹饕?，所以讓我們?yōu)槊恳涣刑砑右粋€(gè)切片器。

選擇表格中的任意單元格，點(diǎn)擊功能區(qū)“表格設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡中的“插入切片器”。

然后選擇要添加切片器的列，并點(diǎn)擊“確定”。

現(xiàn)在，可以點(diǎn)擊并拖動(dòng)來(lái)重新定位或調(diào)整切片器的大小，或打開(kāi)“切片器”選項(xiàng)卡查看更多選項(xiàng)。要更進(jìn)一步（例如刪除切片器的標(biāo)題），右鍵點(diǎn)擊相關(guān)的切片器，然后點(diǎn)擊“切片器設(shè)置”。

由于切片器會(huì)自動(dòng)按順序顯示其數(shù)據(jù)（與原始數(shù)據(jù)集中的順序相反），因此可以立即分析數(shù)據(jù)。

在選擇切片器中的元素時(shí)按住Ctrl鍵，可以同時(shí)顯示所有元素；按Alt C可以清除切片器中的所有選擇。

三、創(chuàng)建迷你圖可視化趨勢(shì)

你可以創(chuàng)建高度格式化的圖表以圖形方式可視化數(shù)據(jù)，但有時(shí)你可能需要更簡(jiǎn)潔、占用空間更小的工具，這就是迷你圖的用武之地，Excel提供了三種類型的迷你圖。

在下面的示例中，我們有來(lái)自不同商店一周的損益數(shù)據(jù)，我們想在J列中添加每個(gè)商店趨勢(shì)的可視化表示。

首先，選擇J列中要顯示趨勢(shì)可視化的單元格。

現(xiàn)在，在功能區(qū)的“插入”選項(xiàng)卡中，轉(zhuǎn)到“迷你圖”組，然后點(diǎn)擊“折線圖”。

將光標(biāo)放在“數(shù)據(jù)區(qū)域”字段中，使用鼠標(biāo)選擇表格中的數(shù)據(jù)，然后點(diǎn)擊“確定”。

你將立即看到你的數(shù)字以趨勢(shì)線形式呈現(xiàn)。

如果線條太小，難以全面分析，只需增加單元格和列的大小，迷你圖會(huì)自動(dòng)填充到單元格的尺寸。

根據(jù)你想要可視化的數(shù)據(jù)類型，還有其他兩種類型的迷你圖可以使用。

柱形迷你圖將數(shù)據(jù)以迷你柱狀圖的形式呈現(xiàn)：

損益迷你圖則強(qiáng)調(diào)正負(fù)值：

創(chuàng)建迷你圖后，選擇任何受影響的單元格，并使用功能區(qū)上的“迷你圖”選項(xiàng)卡進(jìn)行任何所需的格式或細(xì)節(jié)更改。由于它們一起添加，因此它們將同時(shí)以相同的方式進(jìn)行格式化。但是，如果你希望單獨(dú)格式化它們，請(qǐng)點(diǎn)擊“迷你圖”選項(xiàng)卡中的“取消組合”。在下面的示例中，我們?nèi)∠M合了每隔一個(gè)迷你圖以交替格式化它們。

四、充分利用預(yù)設(shè)條件格式

另一種立即可視化和分析數(shù)據(jù)的方法是使用Excel的預(yù)設(shè)條件格式工具。設(shè)置條件格式規(guī)則可能需要時(shí)間，如果規(guī)則重疊或相互矛盾，還會(huì)導(dǎo)致問(wèn)題，但使用默認(rèn)格式則容易得多。

選擇要分析的電子表格中的數(shù)據(jù)，然后點(diǎn)擊功能區(qū)“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中的“條件格式”下拉菜單。在那里，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)條”、“顏色刻度”或“圖標(biāo)集”，并選擇適合你數(shù)據(jù)的樣式。

在我們的示例中，我們選擇了橙色數(shù)據(jù)條，這有助于我們一目了然地比較總計(jì)。方便的是，由于我們的數(shù)據(jù)中有一個(gè)負(fù)數(shù)，Excel已自動(dòng)格式化數(shù)據(jù)條以強(qiáng)調(diào)數(shù)字差異。

要清除條件格式，請(qǐng)選擇相關(guān)單元格，點(diǎn)擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中的“條件格式”，然后點(diǎn)擊“從所選單元格中清除規(guī)則”。

五、截圖數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)更新

這是一種將一個(gè)工作表上的單元格復(fù)制到另一個(gè)位置（例如儀表板）的好方法。然后，對(duì)原始數(shù)據(jù)所做的任何更改也會(huì)反映在復(fù)制的數(shù)據(jù)中。

首先將“攝像機(jī)”工具添加到快速訪問(wèn)工具欄 (QAT)。點(diǎn)擊功能區(qū)上任何選項(xiàng)卡右側(cè)的下箭頭，查看你的QAT是否已啟用。如果“隱藏快速訪問(wèn)工具欄”選項(xiàng)可用，則表示你已顯示它。同樣，如果看到“顯示快速訪問(wèn)工具欄”選項(xiàng)，請(qǐng)點(diǎn)擊它以激活你的QAT。

然后，點(diǎn)擊QAT下箭頭并點(diǎn)擊“更多命令”。

現(xiàn)在，在“從以下位置選擇命令”菜單中選擇“所有命令”，然后滾動(dòng)到并選擇“攝像機(jī)”，然后點(diǎn)擊“添加”將其添加到你的QAT。然后點(diǎn)擊“確定”。

你將在QAT中看到“攝像機(jī)”圖標(biāo)。

選擇要在另一個(gè)工作表或工作簿中復(fù)制的單元格，然后點(diǎn)擊新添加的“攝像機(jī)”圖標(biāo)。

如果要復(fù)制未附加到單元格的內(nèi)容（例如圖像或圖表），請(qǐng)選擇項(xiàng)目后面和周圍的單元格。這將復(fù)制所選單元格及其前面的所有內(nèi)容作為圖像。

然后，轉(zhuǎn)到要復(fù)制數(shù)據(jù)的位置（在下面的示例中，我們使用了工作表2），只需在適當(dāng)?shù)奈恢命c(diǎn)擊一次（在我們的例子中，是單元格A1）。

Excel 將其視為圖片，因此你可以使用功能區(qū)上的“圖片格式”選項(xiàng)卡來(lái)精確呈現(xiàn)快照。

在將數(shù)據(jù)捕獲為圖片之前，請(qǐng)考慮刪除網(wǎng)格線，這將有助于圖像在其復(fù)制位置中顯得更整潔。

盡管這是一個(gè)圖片（通常是文件中不變的元素），但如果更改原始數(shù)據(jù)，這將立即反映在捕獲的版本中！

學(xué)習(xí)一些Excel最有用的快捷鍵也是提高效率的另一個(gè)方法，因?yàn)樗鼈兛梢员苊庠谑褂面I盤和鼠標(biāo)之間切換。

以上是5 Excel快速提示您不知道您需要的詳細(xì)內(nèi)容。更多信息請(qǐng)關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！