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• 在格式的Excel表中使用列

• 在未形式的數(shù)據(jù)集中使用列

Microsoft Excel的數(shù)據(jù)驗證工具使您可以根據(jù)列中的現(xiàn)有數(shù)據(jù)將下拉列表添加到單元格中。但是，此功能的運行方式取決於源數(shù)據(jù)是否是格式的Excel表的一部分。讓我們探索一些例子。

在格式的Excel表中使用列

假設(shè)您具有稱為“得分”的格式化的Excel表，其中包括玩家名稱，國家和得分，並且需要提取一些摘要數(shù)據(jù)。具體來說，在單元格H2中，您想創(chuàng)建一個列中列出的所有國家的下拉列表，在單元格I2和J2中，分別顯示了播放器名稱和平均得分，根據(jù)選定的國家。

要創(chuàng)建下拉列表，請選擇您希望它的單元格（在這種情況下為單元格I2），然後在功能區(qū)的“數(shù)據(jù)”選項卡中，在帶有相同名稱的下拉選項中單擊“數(shù)據(jù)驗證”。

相關(guān)#####如何在Excel中的單元格中添加下拉列表

它為您節(jié)省了在相同選項中輸入的麻煩200不同的時間。

然後，在“設(shè)置”選項卡的“允許字段”中，選擇“列表”。

下一步涉及輸入要顯示在下拉列表中的選項中。為此，您可以手動輸入選項，在電子表格上選擇相關(guān)單元格，或使用公式。

理想情況下，您將能夠輸入：

 <code>=Scores[Nation]</code>

進(jìn)入源字段，就像您在公式中引用該列時一樣，“得分”代表表名稱，“國家”代表列標(biāo)題。但是，不幸的是，這將返回錯誤消息，因為數(shù)據(jù)驗證工具僅識別單元格引用，公式和命名範(fàn)圍為數(shù)據(jù)源，而不是表列標(biāo)題。

幸運的是，有兩種方法可以解決這個問題。

方法1：引用表中的單元格

首先，在數(shù)據(jù)驗證對話框中激活“源”字段，以使光標(biāo)閃爍，然後懸停在第1行的相關(guān)列標(biāo)題上，直到看到一個小的黑色向下箭頭為止。當(dāng)您這樣做時，單擊一次以選擇該列中的所有數(shù)據(jù)單元。

如何在Microsoft Excel中使用過濾器功能，有多種過濾數(shù)據(jù)的方法。

帖子最後，使用單元J2中的平均功能顯示來自這個國家的球員的平均得分：

 <code>=AVERAGEIF(Scores[Nation],H2,Scores[Total])</code>

相關(guān)#####如何在Excel中使用平均值和平均功能

選擇在平均計算中包含的內(nèi)容。

帖子###方法2：命名範(fàn)圍

從格式表中創(chuàng)建下拉列表的第二種方法涉及命名源範(fàn)圍。

在啟動數(shù)據(jù)驗證對話框之前，請選擇表中包含您要在下拉列表中包含的值的所有單元格，在Excel窗口的左上角中的名稱框中輸入範(fàn)圍的名稱，然後按Enter。

我總是在Excel中命名範(fàn)圍，您也應(yīng)該整理一下Excel的工作簿。

現(xiàn)在，與方法1一樣，您可以使用過濾器和平均功能來完成數(shù)據(jù)提取。

但是，這次，公式可以更簡單，因為您可以參考您名為“ nation”的範(fàn)圍而無需引用該範(fàn)圍所在的表格。

因此，對於單元格I2中的過濾器，它是：

 <code>=FILTER(Scores[Player],Nation=H2)</code>

對於單元J2中的平均值，它是：

 <code>=AVERAGEIF(Nation,H2,Scores[Total])</code>

在未形式的數(shù)據(jù)集中使用列

某些類型的數(shù)據(jù)（例如溢出的陣列）被用作Excel表格，因此可能有時您需要找到一種方法來創(chuàng)建一個從未形成的數(shù)據(jù)集中的列中的下拉列表。

選擇將包含下拉列表的單元格並在功能區(qū)的“數(shù)據(jù)”選項卡中單擊“數(shù)據(jù)驗證”之後，在允許字段中選擇“列表”。

接下來，在源字段中，使用間接和Counta功能一起告訴Excel在哪裡可以找到下拉列表的選項。

在這種情況下，打字：

 <code>=INDIRECT("B2:B"&COUNTA(B:B))</code>

將所有值包括在B列B2到Cell B22作為源中的所有值。

讓我們將這個源公式拆下來看看它的工作原理。

• =間接（：這告訴Excel，您希望使用動態(tài)參考確定源。
• “ B2：B”：具體來說，動態(tài)參考始於細(xì)胞B2，並在B列的另一個單元格結(jié)束。
• ＆counta（b：b））：這對B列中的所有單元格進(jìn)行了計數(shù)，並將總計添加到參考中。在這種情況下，B列中的22個單元包含值，因此將B2：B變成B2：B22。

相關(guān)#####如何在Excel中使用間接函數(shù)

使用文本字符串創(chuàng)建參考。

帖子2因此，如果您在底部添加了另一行數(shù)據(jù)，則Counta函數(shù)將在數(shù)據(jù)驗證規(guī)則中通知間接參考，以表明該源已通過額外的行向下擴(kuò)展。

使用公式來確定在數(shù)據(jù)驗證源中包含哪些值（而不是簡單地選擇整列），這被認(rèn)為是最佳實踐，因為它可以防止標(biāo)題行和空白行包含在下拉列表中。

您可以通過選擇託管下拉列表的單元格並重新打開數(shù)據(jù)驗證對話框來對此進(jìn)行仔細(xì)檢查。當(dāng)您選擇源字段時，即使公式?jīng)]有更改，電子表格上的虛線也可以確認(rèn)它在添加的行中拾取了新值。

現(xiàn)在，您的下拉列表可以使用，將間接功能和Counta函數(shù)與單元格I2中的過濾器函數(shù)一起使用以及Cell J2中的平均函數(shù)來完成電子表格。

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通過數(shù)據(jù)驗證工具添加的下拉列表非常強(qiáng)大且通用，並且可以在Excel的許多情況下使用。例如，您可以使用下拉列表使常規(guī)圖表動態(tài) - 這是一種打動您的朋友和同事的肯定方式。

以上是如何從excel中的數(shù)據(jù)列創(chuàng)建下拉列表的詳細(xì)內(nèi)容。更多資訊請關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！