在本實用指南中，您將學(xué)習(xí)如何以MSG，EML，HTML和Word Doc（例如每個用例）保存不同格式的Outlook電子郵件。

有時，您需要在Outlook之外分享一條消息，為您的記錄保存乾淨(jìng)的副本，或打開Word中的電子郵件進行編輯。無論出於何種原因，Outlook都提供了幾種節(jié)省電子郵件的方法，每種電子郵件都適合其他目的。本指南將帶您瀏覽所有可用格式 - 他們的工作，何時使用它們以及如何逐步保存消息。

如何將Outlook電子郵件保存為文件

如果您需要備份，訪問或共享Outlook之外的特定消息，則將其保存為文件是一個簡單的解決方案。您可以使用的格式取決於您的Outlook版本。

在經(jīng)典Outlook中保存電子郵件為MSG文件

.msg在可以在Outlook中重新打開的文件中保存了消息的完整副本（包括格式化，附件和元數(shù)據(jù)）。

要將電子郵件保存為經(jīng)典Outlook中的.msg文件，請執(zhí)行以下步驟：

1. 選擇列表中的消息，或雙擊它以在單獨的窗口中打開。
2. 單擊“文件”選項卡，然後選擇另存為。

   

3. 在“另存為對話框”中，選擇要保存文件的文件夾。
4. 在文件名框中鍵入文件的名稱。默認(rèn)情況下，消息主題用於文件名。
5. 在另存為類型下拉列表中，選擇以下一個：
   • Outlook消息格式（.msg） - 最適合在單語言環(huán)境中使用?？赡軣o法正確顯示特殊或非拉丁字符。
   • Outlook消息格式 - Unicode（.msg） - 支持更廣泛的字符，包括非英語文本。建議如果您的電子郵件包含多語言內(nèi)容或特殊字符。
6. 單擊保存。

現(xiàn)在，您的電子郵件被保存為獨立文件。只需將其從文件資源管理器拖放到任何Outlook文件夾中，就可以隨時在Outlook中打開或還原。

提示。要快速將多個電子郵件保存為.msg文件，請在Outlook中選擇它們，然後將其拖放到所需的文件夾中。

在新Outlook中將消息另存為EML或MSG文件

在Windows的新Outlook中，您可以將電子郵件保存為.eml或.msg文件，具體取決於您的需求。 .EML格式非常適合與其他郵件應(yīng)用程序的兼容性，而.msg保留了特定於Outlook的詳細(xì)信息。

將電子郵件保存為文件：

1. 打開要保存的消息。
2. 單擊消息窗口右上角的更多動作按鈕（三個點）。
3. 選擇另存為，然後選擇您的首選格式：
   • EML - 用於外觀以外使用
   • 味精- 用於Outlook兼容性



4. 在出現(xiàn)的文件資源管理器窗口中，選擇要保存文件的文件夾。默認(rèn)情況下，文件將保存到您的文檔文件夾中。
5. 單擊保存。

提示。您還可以快速保存消息列表中的電子郵件。只需右鍵單擊消息，然後選擇另存為，然後選擇格式和文件夾。

在網(wǎng)絡(luò)上的Outlook中保存電子郵件為文件

如果您在瀏覽器中使用Outlook，則可以以.eml或.msg格式將單個消息下載到計算機。

要下載電子郵件作為文件，這就是您需要做的：

1. 登錄網(wǎng)絡(luò)上的Outlook。
2. 在您的收件箱或其他文件夾中，右鍵單擊感興趣的電子郵件，選擇下載，然後選擇“下載為EML”或“下載為MSG” 。

   

3. 或者，通過單擊它，打開電子郵件，單擊右上角的更多動作按鈕（三個點），選擇下載，然後選擇所需的格式。

   

該消息將以選定的格式保存到下載文件夾中。

提示。要將保存的電子郵件添加回Outlook，只需將.msg文件從文件資源管理器拖到Outlook應(yīng)用程序中的任何郵件文件夾中。如果您使用的是新的Outlook，也可以拖入.EML文件。添加的電子郵件將在Outlook中作為常規(guī)消息打開。

如何將Outlook電子郵件保存為HTML

經(jīng)典的Outlook桌面應(yīng)用程序使您可以將郵件項目保存為網(wǎng)頁，這對於在瀏覽器中歸檔，共享或查看消息可能很有用。

將電子郵件保存為HTML文件：

1. 選擇消息或在單獨的窗口中打開。
2. 單擊“文件”選項卡，然後選擇另存為。
3. 在“另存為對話框”中，從保存為類型下拉列表中選擇以下格式之一：
   • html（ *.htm; *.html） - 將電子郵件保存為可以在任何瀏覽器中打開的標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)頁。消息文本與任何嵌入式圖像或媒體分開保存。
   • MHT文件（*.MHT） - 創(chuàng)建一個包含消息文本和圖像的單個文件。
4. 選擇目標(biāo)文件夾，然後單擊“保存” 。

筆記。 HTML和MHT格式僅適用於以HTML或豐富文本格式組成的電子郵件。對於純文本消息，未提供這些選項。

如何將Outlook電子郵件作為Word文檔保存

如果要將消息轉(zhuǎn)換為Word Doc，則可以將其保存為HTML文件，然後在Microsoft Word中打開它。儘管Outlook不能直接保存為Word Doc選項，但此方法可滿足大多數(shù)需求。

步驟1。將電子郵件保存為HTML文件

1. 打開要保存在經(jīng)典Outlook中的電子郵件。
2. 單擊文件>另存為。
3. 在另存為類型下拉菜單中，選擇HTML或MHT格式。
4. 選擇目標(biāo)文件夾，然後單擊“保存” 。

步驟2。打開Word中的HTML文件

1. 打開Microsoft Word。
2. 單擊文件>打開。
3. 瀏覽到保存消息的文件夾，然後選擇HTML或MHT文件。

步驟3。保存作為Word文檔

1. 在文字中，單擊文件>另存為。
2. 在可用格式的列表中，選擇Word文檔（* .docx）。
3. 單擊保存。

Word將將HTML文件轉(zhuǎn)換為完全可編輯的文檔，並保留電子郵件中的原始佈局，文本和格式，包括標(biāo)題信息。

提示。當(dāng)您想以易於編輯和共享的格式註釋，打印或存檔電子郵件時，此方法特別有用。

如何從Outlook保存多個電子郵件

如果您想快速備份幾封電子郵件到您的計算機，那麼經(jīng)典的拖放方法是最簡單的方法之一。只需單擊幾下，您就可以將消息保存為文件，而無需任何額外的工具。

要一次從Outlook保存多個電子郵件，以下是執(zhí)行的步驟：

1. 在您的計算機上創(chuàng)建一個文件夾，您想在其中存儲消息 - 這可以在您的桌面上或文件資源管理器中的任何位置。
2. 如果您不保存到桌面上，請在文件資源管理器窗口中打開該文件夾，以便您可以將文件拖入其中。
3. 打開Outlook，然後選擇要保存的電子郵件。您可以按住CTRL選擇單個消息或移動以選擇一個範(fàn)圍。
4. 將所選消息拖到文件夾中。 Outlook將把每個文件保存為一個單獨的文件。

Outlook版本的重要說明：

請記住，不同的Outlook應(yīng)用程序使用不同的默認(rèn)格式來保存電子郵件：

• 經(jīng)典Outlook（桌面） - 支持一次保存多個電子郵件。拖放將每個項目作為.msg文件保存。
• Windows的新Outlook - 僅允許一次保存一條消息並默認(rèn)為.EML格式。您可能還會看到安全提示，要求確認(rèn)。
• 網(wǎng)絡(luò)上的Outlook - 不支持拖放節(jié)省。使用內(nèi)置下載選項代替單個消息。

保存Outlook電子郵件的最佳格式是什麼？

最佳格式取決於您的需求 - 無論您打算在Outlook中重新打開電子郵件，在平臺上共享它，存檔或在另一個程序中進行編輯。這是最常見格式的細(xì)分，何時使用每種格式。

MSG文件格式

MSG代表消息，是Microsoft Outlook獨有的格式。它按照應(yīng)用程序中的顯示，完全保留您的電子郵件，包括：

• 消息主體和原始格式
• 附件
• 消息標(biāo)頭（從，到主題，時間戳）
• 元數(shù)據(jù)，例如類別，標(biāo)誌和閱讀/未讀狀態(tài)

如果您打算再次在Outlook中打開電子郵件，或者希望以後將其導(dǎo)入到另一個Outlook安裝中，請選擇此格式。 MSG文件也有助於法律，審核或文檔目的，因為它們保留了該消息的完整，詳細(xì)的記錄。

經(jīng)典Outlook支持兩種類型的.msg文件：

• 標(biāo)準(zhǔn).msg - 使用ANSI編碼存儲電子郵件。它可以很好地用於基本的英語消息，但可能無法正確顯示非英語字符或特殊符號。最適合舊的Outlook版本或單語言環(huán)境。
• Unicode .msg - 使用Unicode編碼，該編碼支持許多語言中的各種字符和符號。如果您的消息包含重音字符，非拉丁語腳本或多種語言的內(nèi)容，建議使用。這是現(xiàn)代Outlook版本中的默認(rèn)格式，總體上提供了更好的兼容性。

支持：經(jīng)典Outlook，新的Outlook和網(wǎng)絡(luò)上的Outlook。

EML文件格式

EML （電子郵件格式）是用於存儲電子郵件的普通文本文件格式。雖然保留了電子郵件主體，標(biāo)頭和附件，但嵌入式圖像不包含在保存的文件中。

EML文件高度兼容，可以在許多電子郵件客戶端中打開，包括Outlook，Windows Mail，Thunderbird等。

如果需要，請選擇此格式：

• 使用Outlook以外的郵件應(yīng)用程序與某人分享一條消息。
• 通過不同的平臺或程序打開文件。
• 以簡單，可讀的格式進行存檔消息。

支持：網(wǎng)絡(luò)上的新展望和前景。

HTML格式

HTML （超文本標(biāo)記語言）是用於在Web瀏覽器中創(chuàng)建和顯示內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)記語言。將Outlook電子郵件保存為HTML文件，可讓您像網(wǎng)頁一樣查看和編輯。這種格式保留：

• 電子郵件格式（字體樣式，顏色，佈局）
• 圖像和鏈接
• 基本的標(biāo)頭信息（從，到主題）

當(dāng)您想在Web瀏覽器中查看電子郵件，創(chuàng)建可重複使用的模板或保留輕巧的副本以進行歸檔或打印時，請使用此功能。

支持：經(jīng)典Outlook桌面（版本365、2024、2021、2019和更早）。

MHT格式

MHT代表MIME HTML （多用途互聯(lián)網(wǎng)郵件擴展） ，也稱為MHTML。這是一種Web存檔格式，可將整個網(wǎng)頁保存在一個文件中，包括圖像，樣式和其他嵌入式資源。

如果要在一個獨立的文件中保留Outlook電子郵件的完整視覺外觀，請選擇此格式。這是一個不錯的選擇：

• 需要完整的電子郵件存檔，包括視覺效果。
• 想要像Outlook中所看到的那樣維護佈局和圖像。
• 計劃即使沒有Internet連接，也可以在瀏覽器中打開文件。

支持：經(jīng)典Outlook 365、2024、2021、2019和更早。

經(jīng)典Outlook中的其他可用格式

除MSG，HTML和MHT外，經(jīng)典Outlook還可以讓您以其他幾種格式保存電子郵件：

• TXT - 將消息保存為純文本。格式化時使用並不重要，或者用於簡約的存檔。
• 經(jīng)常- Outlook模板文件。讓您重複使用保存的電子郵件作為未來消息的模板。

提示。要獲取可打印的副本，保留消息佈局，圖形和設(shè)計，您可以在所有Outlook版本中使用PRINT到PDF功能。

摘要：每個用例的最佳格式

這是一個快速的分解，可幫助您根據(jù)您想使用保存的電子郵件選擇正確的格式：

• MSG - 最好如果您打算再次在Outlook中打開電子郵件。
• EML - 非常適合在非Microsoft應(yīng)用程序或其他平臺上訪問電子郵件。
• HTML或MHT - 適用於存檔消息，在瀏覽器中查看，導(dǎo)出到Word或直接使用HTML代碼。
• PDF - 最可靠的格式，包括消息標(biāo)題和內(nèi)容，用於長期記錄或?qū)I(yè)共享。
• txt - 當(dāng)內(nèi)容重要時，請選擇一個普通的，無形式的版本。

這是保存您的Outlook電子郵件的多種方法的包裝。不同的格式，不同的目的 - 但是一旦知道什麼是什麼，都易於使用?，F(xiàn)在您要做了，保存您的Outlook消息可以快速，有條理且沒有壓力？

以上是如何將Outlook電子郵件保存為文件，HTML或Word文檔的詳細(xì)內(nèi)容。更多資訊請關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！