本教程將指導您如何從Excel電子表格中進行郵件合併以創(chuàng)建標籤。您將學習如何準備Excel地址列表，設(shè)置Word文檔，製作自定義標籤，打印並保存以供將來使用。

上週我們開始探索Word郵件合併功能。今天，讓我們看看如何利用這一功能從Excel電子表格中創(chuàng)建和打印標籤。

如果您有機會閱讀我們的郵件合併教程，製作標籤或信封的大部分過程對您來說應該是熟悉的，因為從Excel製作標籤或信封只是Word郵件合併功能的另一種應用。不管任務聽起來多麼複雜和令人生畏，它實際上可以歸結(jié)為7個基本步驟。

下面，我們將使用Microsoft 365 for Excel詳細查看每個步驟。這些步驟在Excel 365、Excel 2021、Excel 2019、Excel 2016、Excel 2010中基本相同，在Excel 2007中也非常相似。

步驟1. 準備Excel電子表格進行郵件合併

本質(zhì)上，當您從Excel到Word進行標籤或信封的郵件合併時，您的Excel表格的列標題將轉(zhuǎn)換為Word文檔中的郵件合併字段。一個合併字段可以對應一個條目，如名字、姓氏、城市、郵政編碼等。或者，它可以組合幾個條目，例如?AddressBlock?字段。

Microsoft Word將從您的Excel列中提取信息，並以這種方式將其放置到相應的合併字段中：

在開始郵件合併之前，花些時間設(shè)置您的Excel電子表格，以確保其結(jié)構(gòu)正確。這將使您在Word中排列、審查和打印您的郵件標籤時更加容易，並在長遠來看節(jié)省更多時間。

以下是需要檢查的一些重要事項：

• 為每個收件人創(chuàng)建一行。

• 給您的Excel列賦予清晰且無歧義的名稱，如名字、中間名、姓氏等。對於地址字段，使用完整的詞，如地址、城市、州、郵政或郵編、國家或地區(qū)。下面的截圖顯示了Word使用的地址塊字段列表。將您的Excel列命名為相同將有助於郵件合併自動匹配字段，並為您省去手動映射列的麻煩。

  

• 將收件人信息分割成非常小的片段。例如，與其使用一個姓名列，不如創(chuàng)建單獨的列來表示稱呼、名字和姓氏。

• 將郵政編碼列格式化為文本，以在郵件合併過程中保留前導零。

• 確保您的Excel表格中不包含任何空行或空列。在進行郵件合併時，空行可能會誤導Word，使其認為已經(jīng)到達您的地址列表的末尾，從而僅合併部分條目。

• 為了在合併過程中更容易找到您的郵件列表，您可以在Excel中創(chuàng)建一個定義的名稱，例如Address_list 。

• 如果您通過導入.csv或.txt文件來創(chuàng)建郵件列表，請確保正確操作：如何將CSV文件導入Excel。

• 如果您計劃使用Outlook聯(lián)繫人，您可以在這裡找到詳細指南：如何將Outlook聯(lián)繫人導出到CSV。

步驟2. 在Word中設(shè)置郵件合併文檔

準備好Excel郵件列表後，下一步是配置Word中的主要郵件合併文檔。好消息是，這是一次性設(shè)置- 所有標籤將一次性創(chuàng)建。

在Word中進行郵件合併有兩種方式：

• 郵件合併嚮導。它提供了逐步指導，對初學者可能很有幫助。
• 郵件選項卡。如果您對郵件合併功能已經(jīng)相當熟悉，可以使用功能區(qū)上的各個選項。

為了展示一個端到端的過程，我們將使用逐步嚮導來進行地址標籤的郵件合併。此外，我們將指出在功能區(qū)上找到等效選項的位置。為了不誤導您，這些信息將在（括號）中提供。

1. 創(chuàng)建Word文檔。在Microsoft Word中，創(chuàng)建一個新文檔或打開一個現(xiàn)有文檔。注意。如果您的公司已經(jīng)有一定製造商的標籤紙，例如Avery，那麼您需要將Word郵件合併文檔的尺寸與您將要使用的標籤紙的尺寸匹配。

2. 開始郵件合併。轉(zhuǎn)到郵件選項卡>開始郵件合併組，並點擊逐步郵件合併嚮導。

3. 選擇文檔類型。郵件合併窗格將在屏幕的右側(cè)打開。在嚮導的第一步中，您選擇標籤並點擊底部的下一步：啟動文檔。 （或者您可以轉(zhuǎn)到郵件選項卡>開始郵件合併組並點擊開始郵件合併>標籤。）

   

4. 選擇啟動文檔。決定如何設(shè)置您的地址標籤：

   • 使用當前文檔- 從當前打開的文檔開始。
   • 更改文檔佈局- 從可以進一步定制以滿足您需求的現(xiàn)成郵件合併模板開始。
   • 從現(xiàn)有文檔開始- 從現(xiàn)有的郵件合併文檔開始；您將能夠稍後更改其內(nèi)容或收件人。

   由於我們將從頭開始設(shè)置郵件合併文檔，我們選擇第一個選項並點擊下一步。

   

   提示。如果使用當前文檔選項處於非活動狀態(tài)，則選擇更改文檔佈局，點擊標籤選項…鏈接，然後指定標籤信息。

   

5. 配置標籤選項。在進入下一步之前，Word會提示您選擇標籤選項，例如：

   • 打印機信息- 指定打印機類型。
   • 標籤信息- 定義您的標籤紙的供應商。
   • 產(chǎn)品編號- 選擇您的標籤紙包裝上指示的產(chǎn)品編號。

   如果您將要打印Avery標籤，您的設(shè)置可能看起來像這樣：

   

   提示。有關(guān)所選標籤包的更多信息，請點擊左下角的詳細信息…按鈕。

   完成後，點擊確定按鈕。

步驟3. 連接到Excel郵件列表

現(xiàn)在，是時候?qū)ord郵件合併文檔鏈接到您的Excel地址列表了。在郵件合併窗格中，選擇使用現(xiàn)有列表選項，在選擇收件人下，點擊瀏覽…並導航到您已經(jīng)準備好的Excel工作表。

（那些喜歡使用功能區(qū)的用戶可以通過點擊郵件選項卡上的選擇收件人>使用現(xiàn)有列表…來連接到Excel表格。）

選擇表格對話框?qū)棾?。如果您為您的郵件列表賦予了名稱，選擇它並點擊確定。否則，選擇整個工作表- 您稍後將能夠刪除、排序或過濾收件人。

步驟4. 選擇郵件合併的收件人

郵件合併收件人窗口將打開，默認情況下選中了您的Excel郵件列表中的所有收件人。

以下是您可以執(zhí)行的一些操作來完善您的地址列表：

• 要排除特定的聯(lián)繫人(s)，清除他們名字旁邊的複選框。
• 要排序收件人按某列，點擊列標題，然後選擇升序或降序排序。
• 要過濾收件人列表，點擊列標題旁邊的箭頭，然後選擇所需選項，例如空白或非空白。
• 要進行高級排序或過濾，點擊列名旁邊的箭頭，然後從下拉列表中選擇(高級…) 。
• 在完善收件人列表部分的底部還有一些更多選項。

當收件人列表全部設(shè)置好後，點擊窗格上的下一步：排列您的標籤。

步驟5. 排列地址標籤的佈局

現(xiàn)在，您需要確定要在您的郵件標籤中包含哪些信息，並決定它們的佈局。為此，您將佔位符添加到Word文檔中，這些佔位符稱為郵件合併字段。當合併完成後，佔位符將被您的Excel地址列表中的數(shù)據(jù)替換。

要排列您的地址標籤，請按照以下步驟操作：

1. 在您的Word文檔中，點擊您想要插入字段的位置，然後點擊窗格上的相應鏈接。對於郵件標籤，您通常只需要地址塊。
2. 在插入地址塊對話框中，選擇所需選項，檢查預覽部分下的結(jié)果，然後點擊確定。

當您完成地址塊的設(shè)置後，點擊確定。

?AddressBlock?合併字段將出現(xiàn)在您的Word文檔中。請注意，這只是一個佔位符。當標籤打印出來時，它將被您的Excel源文件中的實際信息替換。

當您準備好下一步時，點擊窗格上的下一步：預覽您的標籤。

步驟6. 預覽郵件標籤

我們離終點線很近了:) 要查看您的標籤打印出來時的樣子，點擊郵件合併窗格上的左箭頭或右箭頭（或者郵件選項卡上的箭頭，在預覽結(jié)果組中）。

提示：

• 要更改標籤格式，如字體類型、字體大小、字體顏色，切換到開始選項卡，並按您的喜好設(shè)計當前預覽的標籤。編輯將自動應用於所有其他標籤。如果沒有，請點擊郵件選項卡上的更新所有標籤按鈕，在編寫和插入字段組中。
• 要預覽特定標籤，點擊查找收件人…鏈接，並在查找條目框中輸入您的搜索條件。
• 要更改地址列表，點擊編輯收件人列表…鏈接，並完善您的郵件列表。

當您對地址標籤的外觀滿意時，點擊下一步：完成合併。

步驟7. 打印地址標籤

您現(xiàn)在已經(jīng)準備好從Excel電子表格中打印郵件標籤。只需點擊窗格上的打印… （或者郵件選項卡上的完成並合併> 打印文檔）。

然後，指示是否要打印所有您的郵件標籤，當前記錄或指定的標籤。

步驟8. 保存標籤以供以後使用（可選）

如果您將來可能想要打印相同的標籤，您有兩個選擇：

1. 保存與Excel表格連接的Word郵件合併文檔以常規(guī)方式保存Word文檔，點擊保存按鈕或按Ctrl S快捷鍵。郵件合併文檔將按原樣保存，保留與Excel文件的連接。如果您對Excel郵件列表進行任何更改，Word中的標籤將自動更新。

   下次您打開文檔時，Word會詢問您是否要從Excel表格中提取信息。點擊是以從Excel到Word進行郵件合併標籤。

   

   如果您點擊否，Word將斷開與Excel數(shù)據(jù)庫的連接，並用第一個記錄的信息替換郵件合併字段。

2. 將合併後的標籤保存為文本如果您希望將合併後的標籤保存為常規(guī)文本，請點擊郵件合併窗格上的編輯單個標籤… 。 （或者您可以轉(zhuǎn)到郵件選項卡>完成組並點擊完成並合併> 編輯單個文檔。）

   

   在彈出的對話框中，指定您想要編輯的標籤。當您點擊確定時，Word將在一個單獨的文檔中打開合併後的標籤。您可以在那裡進行任何編輯，然後將文件保存為常規(guī)Word文檔。

如何製作自定義郵件標籤佈局

如果地址塊中的預定義選項都不適合您的需求，您可以創(chuàng)建一個自定義佈局的地址標籤。以下是操作方法：

1. 在排列標籤佈局時，將光標放在您想要添加合併字段的位置。
2. 在郵件合併窗格上，點擊更多項目…鏈接。 （或者點擊郵件選項卡上的插入合併字段按鈕，在編寫和插入字段組中）。
3. 在插入合併字段對話框中，選擇所需字段並點擊插入。

以下是您的自定義標籤最終可能的樣子：

提示：

• 要複製第一個標籤的佈局到所有其他標籤，點擊窗格上的更新所有標籤（或者郵件選項卡上的相同按鈕，在編寫和插入字段組中）。
• 除了郵件合併字段外，您還可以添加一些文本或圖形，以便在每個標籤上打印，例如您的公司標誌或回郵地址。
• 您可以更改特定字段的格式，直接在Word文檔中，例如以不同的方式顯示日期或數(shù)字。為此，選擇所需字段，按Shift F9顯示字段編碼，然後添加圖片開關(guān)，如《如何格式化郵件合併字段》中所解釋的。

如何添加缺失的地址元素

在預覽部分看到的地址元素可能與所選地址模式不匹配。通常，當您的Excel表格中的列標題與默認的Word郵件合併字段不同時，就會發(fā)生這種情況。

例如，您選擇了稱呼、名字、姓氏、後綴格式，但預覽只顯示名字和姓氏。

在這種情況下，首先驗證您的Excel源文件是否包含所有所需數(shù)據(jù)。如果是，點擊插入地址塊對話框右下角的匹配字段…按鈕，然後手動匹配字段。

有關(guān)詳細說明，請參見《如何讓郵件合併匹配字段》。

萬歲！我們終於做到了:) 非常感謝所有讀到我們郵件合併標籤教程末尾的人！

以上是如何郵寄從Excel到Word的合併和打印標籤的詳細內(nèi)容。更多資訊請關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！