本教程展示瞭如何在Excel中創(chuàng)建下拉列表的簡單步驟：從單元格範圍、命名範圍、Excel表格、其他工作表中創(chuàng)建。你還將學習如何使Excel下拉菜單動態(tài)、可編輯和可搜索。

Microsoft Excel擅長組織和分析複雜數(shù)據(jù)。其最有用的功能之一是創(chuàng)建下拉菜單的能力，允許用戶從預定義列表中選擇項目。下拉菜單可以使數(shù)據(jù)輸入更快、更準確和更一致。本文將向您展示幾種在Excel中創(chuàng)建下拉菜單的不同方法。

Excel下拉列表-------------------- Excel下拉列表，也稱為*下拉框*或*下拉菜單*，用於從預定義項目列表中在電子表格中輸入數(shù)據(jù)。當您選擇包含列表的單元格時，單元格旁邊會出現(xiàn)一個小箭頭，您可以點擊它進行選擇。

在Excel中使用下拉列表的主要目的是限制用戶可用的選擇數(shù)量。除此之外，下拉列表可以防止拼寫錯誤，並使數(shù)據(jù)輸入更快、更一致。

如何在Excel中創(chuàng)建下拉列表

要在Excel中創(chuàng)建下拉列表，請使用數(shù)據(jù)驗證功能。以下是步驟：

1. 選擇一個或多個您希望下拉列表出現(xiàn)的單元格。這可以是單個單元格、單元格範圍或整列。要選擇多個不連續(xù)的單元格，請按住Ctrl鍵。
2. 在數(shù)據(jù)選項卡的數(shù)據(jù)工具組中，點擊數(shù)據(jù)驗證。
3. 在數(shù)據(jù)驗證對話框的設置選項卡上，執(zhí)行以下操作：
   • 在允許框中，選擇列表。
   • 在來源框中，輸入用逗號分隔的項目，可以有或沒有空格?；蛘哌x擇包含項目的工作表上的單元格範圍。
   • 確保單元格內(nèi)下拉框已選中（默認），否則單元格旁邊不會出現(xiàn)下拉箭頭。
   • 根據(jù)您希望如何處理空單元格，選擇或清除忽略空白選項。
   • 完成後，點擊確定。

恭喜您！您已成功在Excel中創(chuàng)建了一個簡單的下拉列表。現(xiàn)在，您的用戶可以點擊單元格旁邊的箭頭，然後選擇他們想要的條目。

用逗號分隔的值創(chuàng)建的下拉列表適用於不太可能更改的小型數(shù)據(jù)驗證列表。對於經(jīng)常更新的列表，最好使用範圍或表格作為來源。以下是每種方法的詳細分步說明。

提示。要加速Excel表格中的數(shù)據(jù)輸入，您還可以使用數(shù)據(jù)輸入表格。

從單元格範圍創(chuàng)建下拉菜單

要根據(jù)單元格範圍中的值插入下拉列表，請執(zhí)行以下步驟：

1. 首先創(chuàng)建您希望包含在下拉列表中的項目列表。為此，只需在單獨的單元格中輸入每個項目。這可以在與下拉列表相同的工作表中進行，也可以在不同的工作表中進行。
2. 選擇將包含列表的單元格。
3. 在功能區(qū)上，點擊數(shù)據(jù)選項卡>數(shù)據(jù)驗證。
4. 在數(shù)據(jù)驗證對話窗口中，從允許下拉菜單中選擇列表。將光標放在來源框中並選擇包含項目的單元格範圍，或者點擊折疊對話框圖標，然後選擇範圍。完成後，點擊確定。

優(yōu)點：您可以通過在引用的範圍中進行更改來修改您的下拉列表，而無需編輯數(shù)據(jù)驗證列表本身。

缺點：要添加或刪除項目，您需要更新來源範圍引用。

從命名範圍插入下拉列表

最初，這種創(chuàng)建Excel數(shù)據(jù)驗證列表的方法需要多花一些時間，但從長遠來看可能會節(jié)省更多時間。

1. 在工作表上創(chuàng)建項目列表。值應輸入到單列或單行中，沒有空白單元格。提示。最好按字母順序或您希望它們在下拉菜單中出現(xiàn)的自定義順序?qū)椖窟M行排序。

2. 創(chuàng)建命名範圍。最快的方法是選擇單元格並直接在名稱框中輸入所需的名稱。完成後，點擊Enter保存新創(chuàng)建的命名範圍。有關更多信息，請參閱如何在Excel中定義名稱。 例如，讓我們創(chuàng)建一個名為Ingredients的範圍：

   

3. 選擇用於選擇列表的單元格- 在與命名範圍相同的工作表上或在不同的工作表上。

4. 打開數(shù)據(jù)驗證對話窗口並配置規(guī)則：

   • 在允許框中，選擇列表。
   • 在來源框中，輸入一個等號後跟範圍名稱。在我們的例子中，它是=Ingredients 。
   • 點擊確定。

   

注意。如果您的命名範圍至少有一個空白單元格，保持忽略空白框選中狀態(tài)允許在驗證單元格中輸入任何值。

優(yōu)點：如果您在不同工作表中插入多個下拉列表，命名範圍將使它們更容易識別和管理。

缺點：設置需要多花一些時間。

從Excel表格創(chuàng)建下拉列表

您可以將源數(shù)據(jù)放入一個功能齊全的Excel表格中，而不是使用命名範圍。為什麼您可能想使用表格？首先也是最重要的，因為它允許您創(chuàng)建一個可擴展的動態(tài)下拉列表，當您向表格中添加或刪除項目時，它會自動更新。

要從Excel表格中創(chuàng)建動態(tài)下拉列表，請按照以下步驟操作：

1. 在表格中輸入列表項目，或使用Ctrl T快捷鍵將現(xiàn)有範圍轉(zhuǎn)換為表格。
2. 選擇您希望插入下拉列表的單元格。
3. 打開數(shù)據(jù)驗證對話窗口。
4. 從允許下拉框中選擇列表。
5. 在來源框中，輸入引用表格中特定列的公式，不包括標題單元格。為此，使用帶有結(jié)構化引用的INDIRECT函數(shù)，如下所示： =INDIRECT("Table_name[Column_name]")
6. 完成後，點擊確定。

對於這個例子，我們從Table1中名為Ingredients的列中創(chuàng)建下拉菜單：

=INDIRECT("Table1[Ingredients]")

優(yōu)點：在Excel中插入可擴展的動態(tài)下拉菜單的簡單快捷方法。

缺點：未發(fā)現(xiàn):)

如何在Excel中創(chuàng)建動態(tài)下拉列表

如果您經(jīng)常更改選擇列表中的項目，最好的方法是創(chuàng)建一個動態(tài)下拉列表。在這種情況下，每當您向源列表中添加或刪除項目時，列表將在所有包含的單元格中自動更新。

在Excel中創(chuàng)建動態(tài)下拉列表的最快方法是從表格中創(chuàng)建，如上所示。這是Excel表格的默認行為；不需要額外的設置或操作。

另一種方法是使用常規(guī)命名範圍並使用OFFSET公式引用它，如下所述。

1. 在不包含其他數(shù)據(jù)的空列中，在單獨的單元格中輸入下拉菜單的項目。

2. 創(chuàng)建命名公式。為此，按Ctrl F3打開新名稱對話框。在名稱框中輸入您想要的名稱，然後在引用到框中輸入以下公式。 =OFFSET(Sheet3!$A$2, 0, 0, COUNTA(Sheet3!$A:$A)-1, 1)

   其中：

   • Sheet3 - 工作表的名稱
   • A - 下拉項目所在的列
   • $A$2 - 包含第一個項目的單元格

   

3. 定義公式名稱後，按常規(guī)方式基於命名範圍創(chuàng)建下拉列表。

注意。在此示例中，單元格A1包含一個標題，不應包含在動態(tài)範圍內(nèi)。因此，我們在COUNTA函數(shù)中添加-1修正，以防止在下拉列表末尾添加空白。如果在引用的單元格上方?jīng)]有其他數(shù)據(jù)，請使用不帶此修正的COUNTA函數(shù)，例如：

=OFFSET(Sheet3!$A$1, 0, 0, COUNTA(Sheet3!$A:$A), 1)

此公式的工作原理

該公式包含兩個函數(shù)- OFFSET和COUNTA。 COUNTA函數(shù)計算指定列中所有非空白單元格的數(shù)量。 OFFSET使用該計數(shù)作為高度參數(shù)，因此它返回一個引用範圍，該範圍僅包括從您為引用參數(shù)提供的包含第一個項目的單元格開始的非空單元格。

注意。為了使公式正確工作，引用的列中數(shù)據(jù)條目之間不應有空白單元格。如果在最上面的引用單元格上方有其他數(shù)據(jù)，如上例所示，那麼您應該從COUNTA的結(jié)果中減去相應數(shù)量的單元格。

優(yōu)點：動態(tài)下拉列表的主要優(yōu)點是您不必每次擴展或收縮源列表時都更改對命名範圍的引用。您只需在源列表中刪除或輸入新條目，您的下拉菜單將自動更新！

缺點：設置過程有點複雜。

在Excel 365/2021中創(chuàng)建動態(tài)下拉列表

動態(tài)數(shù)組Excel具有許多在舊版本中不可用的創(chuàng)新功能。其中一個名為UNIQUE的新功能可以幫助您使用簡單公式創(chuàng)建動態(tài)下拉列表。

假設您有一個包含許多重複項目的數(shù)據(jù)集，如下圖中的A列。您的目標是添加一個下拉列表，其中每個項目只出現(xiàn)一次。

要提取唯一項目，請使用以下公式：

=UNIQUE(A2:A21)

可選地，您可以通過在SORT函數(shù)中包裝它來按字母順序?qū)μ崛〉闹颠M行排序：

=SORT(UNIQUE(A2:A21))

此動態(tài)數(shù)組公式只需輸入一個單元格（E2），它會自動擴展到所需的單元格數(shù)量，以顯示所有唯一項目。

接下來，您使用溢出範圍引用設置下拉列表，即單元格地址後跟一個哈希字符。在我們的例子中，它是=$E$2#或=Sheet1!$E$2#如果下拉列表在另一張工作表中：

結(jié)果是一個可擴展的動態(tài)下拉列表- UNIQUE函數(shù)會自動提取新添加到源表中的項目，溢出範圍引用會強制Excel相應地更新下拉列表。

提示?？梢允褂孟嗤姆椒ㄔ贓xcel 365中創(chuàng)建級聯(lián)下拉列表。有關完整詳細信息，請參閱以簡單方式創(chuàng)建動態(tài)依賴下拉列表。

如何從其他工作表創(chuàng)建下拉列表

要插入從不同工作表中提取數(shù)據(jù)的下拉菜單，您可以使用常規(guī)範圍、命名範圍或Excel表格：

• 在從命名範圍創(chuàng)建下拉菜單時，確保名稱的範圍是工作簿，然後按常規(guī)方式設置數(shù)據(jù)驗證列表。
• 在從表格創(chuàng)建下拉列表時，不需要額外的步驟，因為表格名稱/引用在整個工作簿中都是有效的。
• 如果您從常規(guī)範圍插入下拉列表，請在來源引用中包含工作表的名稱。在數(shù)據(jù)驗證對話窗口中，將光標放在來源框中，切換到其他工作表並選擇包含項目的範圍。 Excel會自動添加工作表名稱到引用中。

如何從其他工作簿創(chuàng)建下拉列表

要使用來自另一個工作簿的列表作為來源在Excel中創(chuàng)建下拉菜單，您將需要定義兩個命名範圍- 一個在源工作簿中，另一個在您希望插入數(shù)據(jù)驗證列表的工作簿中。步驟如下：

1. 在源工作簿中，為源列表創(chuàng)建一個命名範圍，例如Source_list 。

2. 在主工作簿中，定義一個引用您的源列表的名稱。對於這個例子，我們創(chuàng)建了名為Items的名稱，它引用： =SourceFile.xlsx!Source_list

   如果工作簿的名稱包含空格或非字母字符，它必須用單引號括起來，如下所示：

   ='Source File.xlsx'!Source_list

   有關更多詳細信息，請參閱如何在Excel中創(chuàng)建外部引用。

   

3. 在主工作簿中，選擇用於選擇列表的單元格並點擊數(shù)據(jù)選項卡> 數(shù)據(jù)驗證。在來源框中，引用您在步驟2中創(chuàng)建的名稱。在我們的例子中，它是=Items。

注意：

• 為了使來自另一個工作簿的下拉列表工作，源工作簿必須是打開的。
• 以這種方式創(chuàng)建的下拉列表不會在向源列表添加或刪除項目時自動更新- 您將不得不手動修改源列表引用。

如何從另一個工作簿創(chuàng)建動態(tài)下拉列表

要從另一個工作簿創(chuàng)建動態(tài)下拉列表，請在源工作簿中使用OFFSET公式定義公式名稱，如在Excel中創(chuàng)建動態(tài)下拉列表中所解釋的。在這種情況下，一旦對源列表進行任何更改，另一個工作簿中的下拉菜單將立即更新。

在Excel 365中創(chuàng)建可搜索的下拉列表

在Excel 365中，數(shù)據(jù)驗證列表具有一個很棒的自動完成功能。為了加速大型列表中的數(shù)據(jù)輸入，只需在下拉菜單單元格中開始輸入目標詞- 自動完成算法將匹配輸入的子字符串與下拉列表中的項目，並向您顯示找到的匹配項。隨著您輸入更多字符，顯示的列表會縮小，反之，當您刪除字符時，會顯示更多匹配項。

插入帶消息的下拉列表

要在有人點擊下拉列表單元格時顯示信息消息，請按以下方式操作：

• 在數(shù)據(jù)驗證對話框中，切換到輸入消息選項卡。
• 確保當選擇單元格時顯示輸入消息選項已選中。
• 在相應的字段中輸入標題和消息（最多225個字符）。
• 點擊確定保存消息並關閉對話框。

結(jié)果的帶消息的下拉列表將類似於這樣：

在Excel中創(chuàng)建可編輯的下拉列表

默認情況下，Excel下拉列表是不可編輯的，即僅限於列表本身中的值。如果您輸入任何其他值，將會顯示錯誤警報。然而，您可以允許用戶輸入自己的值。方法如下：

1. 打開數(shù)據(jù)驗證對話窗口。
2. 在錯誤警報選項卡上，取消選中在輸入無效數(shù)據(jù)後顯示錯誤警報框。

從技術上講，這將下拉列表變成了一個組合框。術語“組合框”指的是一個可編輯的下拉列表，允許用戶從預定義列表中選擇值或直接在框中輸入自定義值。

可選地，您可以在有人嘗試輸入不在列表中的值時顯示警告消息：

1. 在錯誤警報選項卡上，選擇在輸入無效數(shù)據(jù)後顯示錯誤警報選項。
2. 從樣式框中選擇信息或警告，然後輸入標題和消息文本。
   • 信息消息最好用於用戶輸入自定義值沒有問題的情況。
   • 警告消息將誘導用戶從下拉框中選擇項目而不是輸入自己的數(shù)據(jù)，儘管它並不禁止這樣做。

以下是帶有警告消息的可編輯Excel下拉列表的實際操作：

提示。如果您不確定要輸入什麼標題或消息文本，您可以將字段留空。在這種情況下，Excel將顯示默認警報“此值不符合為此單元格定義的數(shù)據(jù)驗證限制”。

這就是如何在Excel中創(chuàng)建一個簡單的下拉列表。在下一篇文章中，我們將進一步探討這個話題，並學習如何插入帶有條件數(shù)據(jù)驗證的級聯(lián)（依賴）下拉列表。請繼續(xù)關注，感謝閱讀！

練習工作簿下載

Excel下拉列表- 示例（.xlsx文件）

以上是如何在Excel中創(chuàng)建下拉列表：動態(tài)，可編輯，可搜索的詳細內(nèi)容。更多資訊請關注PHP中文網(wǎng)其他相關文章！