高效管理Gmail郵箱：創(chuàng)建標(biāo)籤（文件夾）的完整指南

我們每天都使用電子郵件進(jìn)行溝通，面對海量的郵件，很容易感到不知所措。 Gmail作為15億用戶的首選服務(wù)，允許創(chuàng)建文件夾（或標(biāo)籤）來整理郵件，讓您井井有條。需要注意的是，Gmail稱之為標(biāo)籤，但其功能與文件夾相同，本文將同時使用這兩個術(shù)語。

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為什麼需要創(chuàng)建文件夾（標(biāo)籤）？

保持收件箱井然有序是有效管理郵件的關(guān)鍵。創(chuàng)建文件夾（或標(biāo)籤）如此重要的原因如下：

1. 保持收件箱整潔:將相關(guān)的郵件分組在一起，減少混亂。
2. 防止郵件丟失:避免重要的郵件淹沒在眾多郵件中而丟失。
3. 簡化導(dǎo)航:使用標(biāo)籤和顏色快速找到所需郵件。
4. 快速訪問:輕鬆找到郵件，即使是幾週前的郵件，也無需無休止地滾動查找。

Gmail標(biāo)籤與文件夾：工作原理

我們習(xí)慣於創(chuàng)建傳統(tǒng)的文件夾來組織文件。

Gmail改變了這種郵件存儲方式——現(xiàn)在一切都圍繞標(biāo)籤展開。

要理解它們的工作原理，讓我們看看Gmail的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)籤，如收件箱、已發(fā)送郵件、垃圾郵件等等。

所有標(biāo)籤的名稱都具有自解釋性——收件箱包含收到的郵件，而已發(fā)送郵件包含您發(fā)送的郵件。就是這樣。當(dāng)您點擊標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)籤或您創(chuàng)建的標(biāo)籤時，Gmail會執(zhí)行搜索，過濾所有匹配的郵件，並顯示一組結(jié)果。

重要的是要記住，系統(tǒng)不會創(chuàng)建已標(biāo)記郵件的副本，因此，如果您決定刪除一封郵件——它將從您的收件箱中完全消失。

您可以創(chuàng)建文件夾來分組一些相似的郵件。標(biāo)籤就像在一個大型工作表中貼上彩色貼紙——您只是標(biāo)記頁面以使其與其他頁面區(qū)分開來。您可以在一封郵件上添加兩個或多個標(biāo)籤以進(jìn)一步簡化導(dǎo)航。

如何在Mac上的Gmail中創(chuàng)建文件夾（標(biāo)籤）

有兩種方法可以在Gmail瀏覽器版本中創(chuàng)建文件夾（標(biāo)籤）。

讓我們從簡短的方法開始。您可以在收件箱中直接創(chuàng)建文件夾（標(biāo)籤），因此請打開瀏覽器，轉(zhuǎn)到Gmail，登錄您的帳戶，然後開始操作。這只需30秒：

1. 轉(zhuǎn)到側(cè)邊欄，該面板顯示您的收件箱、已發(fā)送郵件、垃圾郵件等等。
2. 點擊“更多”，然後選擇“創(chuàng)建新標(biāo)籤”。
3. 在彈出窗口中命名您的標(biāo)籤。

創(chuàng)建第一個標(biāo)籤後，您可以添加子標(biāo)籤。它的作用就像文件夾中的文件夾。例如，您有一個名為“工作”的標(biāo)籤，用於收集所有業(yè)務(wù)郵件。為了使標(biāo)籤更具體，您可以創(chuàng)建子標(biāo)籤“同事”、“客戶”、“合作夥伴”。

讓我們轉(zhuǎn)向在“設(shè)置”中更高級的文件夾創(chuàng)建方法。在這裡，您將找到詳細(xì)的說明，以便根據(jù)自己的需要自定義標(biāo)籤。

1. 點擊設(shè)置圖標(biāo)> 查看所有設(shè)置。
2. 選擇標(biāo)籤。
3. 滾動到底部，然後選擇“創(chuàng)建新標(biāo)籤”。您也可以在這裡創(chuàng)建子標(biāo)籤。
4. 點擊保存。

在設(shè)置中，您可以調(diào)整一些偏好設(shè)置，例如“在標(biāo)籤列表中顯示”、“在郵件列表中顯示”等等。

瞧，您已經(jīng)創(chuàng)建了第一個標(biāo)籤。

這些文件夾將出現(xiàn)在您的側(cè)邊欄中，以便您可以快速訪問已分類的郵件。只需點擊一個文件夾，即可獲得一組結(jié)果。此外，您可以更改標(biāo)籤的顏色，使某些郵件脫穎而出。這還不是結(jié)束——向您的對話添加多個標(biāo)籤，導(dǎo)航將變得更加容易。

如何在移動設(shè)備上將Gmail整理到文件夾中

如果您更喜歡使用移動應(yīng)用程序而不是瀏覽器版本，那麼好消息——您也可以從iPhone上立即輕鬆創(chuàng)建文件夾（標(biāo)籤）。請注意，您添加的標(biāo)籤僅對您可見。

1. 下載Gmail應(yīng)用程序。
2. 在應(yīng)用程序中，選擇一封或多封郵件。
3. 點擊菜單圖標(biāo)。您可以在屏幕左上角識別它，它由3條水平線組成。
4. 點擊“創(chuàng)建新標(biāo)籤”。
5. 命名您的標(biāo)籤，然後點擊“完成”。

是的，這與在Mac上創(chuàng)建文件夾非常相似，而且也很容易。

您還可以編輯和刪除標(biāo)籤、重命名標(biāo)籤和創(chuàng)建子標(biāo)籤。經(jīng)過這樣的清理後，您的收件箱將永遠(yuǎn)不會混亂。

如何編輯或刪除標(biāo)籤

如您所見，您可以通過Gmail應(yīng)用程序或Gmail的網(wǎng)絡(luò)平臺輕鬆生成任意數(shù)量的標(biāo)籤。但是，我應(yīng)該提醒您的是，只有一種方法可以編輯和刪除標(biāo)籤——通過Gmail的網(wǎng)絡(luò)版本。

以下是如何在Gmail中編輯標(biāo)籤的方法：

1. 在瀏覽器中打開Gmail。
2. 轉(zhuǎn)到側(cè)邊欄並將鼠標(biāo)懸停在標(biāo)籤上。
3. 點擊三個點> 編輯。
4. 更改您的標(biāo)籤並點擊保存。

以下是如何在Gmail中刪除標(biāo)籤的方法：

1. 在瀏覽器中打開Gmail。
2. 轉(zhuǎn)到側(cè)邊欄並將鼠標(biāo)懸停在標(biāo)籤上。
3. 點擊三個點> 刪除標(biāo)籤。

如何管理Gmail標(biāo)籤

現(xiàn)在您知道瞭如何創(chuàng)建、編輯和刪除標(biāo)籤，讓我們看看如何使用它們。

當(dāng)您向下滾動Gmail菜單時，您會看到一個“管理標(biāo)籤”選項。點擊它將帶您進(jìn)入“標(biāo)籤”設(shè)置。在這裡，您可以自定義要在標(biāo)籤/郵件列表中顯示哪些標(biāo)籤，哪些標(biāo)籤要永久隱藏，以及哪些標(biāo)籤要在未讀時顯示。

如果您使用許多標(biāo)籤，隱藏其中一些標(biāo)籤可能很有用，這樣您的Gmail菜單就不會擴(kuò)展太多。

您可以輕鬆地將標(biāo)籤應(yīng)用於郵件——只需選擇一封或多封郵件，點擊工具欄中的“標(biāo)籤”圖標(biāo)，然後選擇相應(yīng)的標(biāo)籤即可。

如何將郵件移動到Gmail中的標(biāo)籤

將郵件從一個文件夾移動到另一個文件夾只是刪除舊標(biāo)籤並添加新標(biāo)籤。

幸運的是，在實踐中，它並不像聽起來那麼難。按照分步指南操作，您就會明白為什麼：

1. 選擇收件箱中的郵件。
2. 點擊郵件上方的工具欄中的“移動到”。或者右鍵點擊郵件，然後選擇“移動到”。
3. 選擇要應(yīng)用的標(biāo)籤。

如果您想將郵件從特定標(biāo)籤中移動，請選擇它，然後按照上述說明操作。

還有一種更直接的方法可以移動郵件——只需長按郵件，然後將其拖動到所需的文件夾即可。完成，您現(xiàn)在可以在目標(biāo)標(biāo)籤中找到已移動的郵件。

使用篩選器自動應(yīng)用標(biāo)籤

您可以手動應(yīng)用和刪除標(biāo)籤，但這只有在郵件從一開始就到達(dá)正確的文件夾時才能清理您的收件箱。幸運的是，Gmail允許您通過根據(jù)您的篩選器自動應(yīng)用標(biāo)籤來自動執(zhí)行此過程：

1. 在Gmail的搜索欄中，點擊“顯示搜索選項”（右側(cè)的圖標(biāo)）。
2. 輸入與特定郵件組匹配的術(shù)語——發(fā)件人的地址、主題中提到的詞語、大小等等。
3. 點擊“創(chuàng)建篩選器”。
4. 選擇“應(yīng)用標(biāo)籤”> 選擇標(biāo)籤並點擊“創(chuàng)建篩選器”。

現(xiàn)在，所有與您輸入的術(shù)語匹配的郵件都將分別標(biāo)記。

個人經(jīng)驗

Gmail及其標(biāo)籤可能有點令人困惑。我更喜歡Canary Mail和Spark Mail之類的工具，它們是Gmail的改進(jìn)版本。它們解鎖了收件箱的高級功能，並使其看起來更整潔、更個性化、更簡潔。

使用替代郵件應(yīng)用程序最明顯的原因是方便——您終於可以控制您的郵件並正確地組織它們。此外，這一切都是為了節(jié)省您的時間，因為此類應(yīng)用程序可以幫助您以光速瀏覽收件箱並找到所需的郵件。下面我將向您展示我如何使用Canary Mail和更多應(yīng)用程序。

我個人最喜歡的是Canary Mail，這是一個收件箱組織應(yīng)用程序，它不僅可以專業(yè)地管理郵件，還可以保護(hù)您的安全。此郵件應(yīng)用程序突出顯示重要郵件以便於訪問，並在您需要時提醒您。

此外，使用Canary Mail，您可以輕鬆創(chuàng)建和管理文件夾：

1. 轉(zhuǎn)到Canary Mail > 首選項。
2. 選擇“帳戶”選項卡> 文件夾。
3. 點擊窗口底部的加號。
4. 命名您的新文件夾。

您可以根據(jù)需要創(chuàng)建任意數(shù)量的文件夾，它們將自動出現(xiàn)在您的郵件應(yīng)用程序中。這是一個節(jié)省時間的工具，並且比Gmail標(biāo)籤更易於理解。

如何整合所有流行的通訊服務(wù)

儘管如此，在線溝通並不局限於電子郵件。如果您像我一樣每天使用許多不同的信使，那麼管理它們就會成為一個挑戰(zhàn)——大量的通知、電子郵件和聊天?；ㄙM大量時間在Gmail、Slack和Telegram之間切換會大大降低您的工作效率。像往常一樣，我有一個解決方案。

認(rèn)識IM ，這是一個多合一信使，它在一個方便的窗口中整合了十多種流行的通訊服務(wù)。想像一下，您可以輕鬆地從一個應(yīng)用程序中瀏覽所有信使。

在組織您的工作區(qū)方面，IM 是一個必不可少的工具，它支持多個帳戶，因此您可以輕鬆地在家庭和工作之間切換。您不必再打開瀏覽器來檢查您的Gmail，所有內(nèi)容都在您的桌面上。

最終想法

混亂的收件箱對於大多數(shù)電子郵件用戶來說都是一個令人頭疼的問題。 Gmail通過引入快速整理電子郵件的標(biāo)籤來解決此問題。標(biāo)籤是多功能的——除了編輯和刪除等標(biāo)準(zhǔn)操作外，您還可以為標(biāo)籤設(shè)置任何顏色、在標(biāo)籤之間移動郵件等等。

儘管標(biāo)籤類似於文件夾，但仍有一些細(xì)微的差別。如果您更喜歡基於真實文件夾的功能，請使用Canary Mail和Spark Mail等收件箱管理應(yīng)用程序來增強(qiáng)您的Gmail體驗。

將您的Gmail收件箱整理到方便的文件夾中，使用Canary Mail和Spark Mail等郵件應(yīng)用程序，並添加IM 信使以創(chuàng)建一個漂亮的工作區(qū)。您可以使用Setapp（Mac和iPhone的訂閱服務(wù)）免費試用所有這些工具七天。

以上是如何在Gmail中創(chuàng)建文件夾：最終指南的詳細(xì)內(nèi)容。更多資訊請關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！