Excel複選框的妙用：快速指南

本文將指導(dǎo)您如何在Excel中高效使用複選框，涵蓋添加、刪除、與IF、AND/OR函數(shù)結(jié)合使用以及應(yīng)用條件格式等方面。無(wú)需複雜的開發(fā)者工具，輕鬆實(shí)現(xiàn)任務(wù)進(jìn)度追蹤。

快速鏈接

• 如何添加和刪除複選框
• 空格鍵和Delete鍵對(duì)複選框的操作
• 如何將復(fù)選框與IF函數(shù)結(jié)合
• 如何將復(fù)選框與AND或OR函數(shù)結(jié)合
• 如何為複選框應(yīng)用條件格式
• 如何根據(jù)複選框狀態(tài)為其他單元格應(yīng)用條件格式

在2024年6月之前，在Excel表格中添加複選框需要使用開發(fā)者選項(xiàng)卡中的窗體控件，這需要一定的專業(yè)知識(shí)。但現(xiàn)在，微軟提供了一種更簡(jiǎn)便的方法。

如何添加和刪除複選框

Excel的複選框選項(xiàng)位於功能區(qū)“插入”選項(xiàng)卡的“控件”組中。 “控件”組默認(rèn)情況下不可見(jiàn)，您需要先啟用它。

右鍵單擊功能區(qū)任意位置，然後單擊“自定義功能區(qū)”。

在“從下列位置選擇命令”字段中，單擊“主選項(xiàng)卡”。

接下來(lái)，單擊“插入”箭頭展開“插入”選項(xiàng)，然後選擇“控件”。然後，單擊“添加”將其添加到功能區(qū)。

最後，單擊“確定”關(guān)閉對(duì)話框。您將在“插入”選項(xiàng)卡的“控件”組中看到“複選框”，隨時(shí)可以點(diǎn)擊它向工作表中添加複選框。

要重新定位功能區(qū)“插入”選項(xiàng)卡中的複選框按鈕，請(qǐng)使用“自定義功能區(qū)”對(duì)話框右側(cè)的箭頭。

空格鍵和Delete鍵對(duì)複選框的操作

在了解複選框的不同使用方法之前，了解它們?nèi)绾问懿煌存I影響非常重要。

當(dāng)您單擊“插入”選項(xiàng)卡中的複選框圖標(biāo)時(shí)，您會(huì)在所選單元格中看到一個(gè)未選中的複選框。如果您選擇多個(gè)單元格，則會(huì)添加多個(gè)複選框——每個(gè)單元格一個(gè)。使用鼠標(biāo)單擊複選框可以添加和刪除勾選標(biāo)記，您也可以使用空格鍵執(zhí)行相同的操作，如果您更喜歡只使用鍵盤在Excel中工作，這是一個(gè)方便的技巧。同樣，如果您選擇包含複選框的多個(gè)單元格並按空格鍵，則所有復(fù)選框?qū)⑼瑫r(shí)被選中和取消選中。

要從工作表中刪除複選框，請(qǐng)選擇複選框所在的單元格，然後按Delete鍵。如果您的複選框已選中，按Delete鍵將首先取消選中復(fù)選框，再次按下Delete鍵將完全刪除複選框。

如何將復(fù)選框與IF函數(shù)結(jié)合

習(xí)慣使用複選框和Excel函數(shù)的第一步是嘗試單獨(dú)使用IF函數(shù)。

在下表中，我們希望“狀態(tài)”列根據(jù)複選框是否選中來(lái)告訴我們?nèi)蝿?wù)是已完成還是未完成。

選中復(fù)選框的值為TRUE，未選中則為FALSE。因此，使用IF函數(shù)時(shí)，我們將告訴Excel考慮這些參數(shù)。

從C2單元格開始，我們將創(chuàng)建一個(gè)具有以下語(yǔ)法的IF公式：

<code>=IF(x=y,"a","b")</code>

其中x是包含複選框的單元格，y是TRUE或FALSE，a是我們希望在滿足我們輸入的條件時(shí)產(chǎn)生的結(jié)果，b是我們希望在不滿足條件時(shí)產(chǎn)生的結(jié)果。

在我們的例子中，我們將輸入

<code>=IF(B2=TRUE,"Complete","Incomplete")</code>

因?yàn)槲覀兿Ｍ鸈xcel找出B2中的複選框是否被選中，並在C2中相應(yīng)地生成“已完成”或“未完成”字樣。

如果您希望Excel根據(jù)複選框的狀態(tài)生成文本，請(qǐng)記住在值a和b周圍使用引號(hào)。

如果您使用Excel的表格格式化程序格式化了表格，在輸入上述公式後按Enter鍵時(shí)，您將看到該公式自動(dòng)複製到該列中的其他單元格。

現(xiàn)在，選中一些複選框以查看C列中的結(jié)果變化。

如果您向下單擊並拖動(dòng)表格句柄（格式化表格的右下角），新行將自動(dòng)包含您添加的複選框和狀態(tài)公式。

如何將復(fù)選框與AND或OR函數(shù)結(jié)合

現(xiàn)在，我們可以使用複選框來(lái)檢查包含多個(gè)階段的任務(wù)的進(jìn)度。

使用複選框與AND函數(shù)

在此示例中，我們希望“狀態(tài)”列告訴我們每個(gè)任務(wù)的所有階段是否都已選中。

這就是為什麼我們需要將AND函數(shù)與IF函數(shù)一起使用的原因——AND告訴Excel我們同時(shí)評(píng)估多個(gè)條件。

以下是語(yǔ)法：

<code>=IF(AND(x:y=z)"a","b")</code>

其中x:y是包含複選框的範(fàn)圍，z是TRUE或FALSE，a和b是我們希望看到的結(jié)果，這取決於是否滿足所有條件。

因此，在我們的例子中，我們將輸入

<code>=IF(x=y,"a","b")</code>

因?yàn)槲覀兿Ｍ鸈xcel評(píng)估B2、C2和D2單元格中的複選框，告訴我們它們是否都被選中。

使用複選框與OR函數(shù)

您也可以使用OR函數(shù)遵循相同的原則：

<code>=IF(B2=TRUE,"Complete","Incomplete")</code>

其中x:y是包含複選框的範(fàn)圍，z是TRUE或FALSE，a和b是我們希望看到的結(jié)果。這告訴Excel評(píng)估複選框以查看是否選中了任何（而不是全部）複選框。

在此示例中，Excel告訴我們?nèi)蝿?wù)是待處理（如果未選中任何復(fù)選框）還是已操作（如果選中了任何復(fù)選框），因?yàn)槲覀冚斎肓艘韵鹿剑?/p>

<code>=IF(AND(x:y=z)"a","b")</code>

如何為複選框應(yīng)用條件格式

為了更輕鬆地可視化數(shù)據(jù)和跟蹤任務(wù)進(jìn)度，您可以使用條件格式為複選框或其所在的單元格應(yīng)用顏色。

在此示例中，我們希望包含複選框的單元格在選中時(shí)變?yōu)榫G色。

為此，我們需要選擇所有包含複選框的單元格，單擊“開始”選項(xiàng)卡中的“條件格式”，然後選擇“新建規(guī)則”。

在“新建格式規(guī)則”對(duì)話框中，請(qǐng)按照以下步驟操作：

1. 單擊“僅格式化包含以下內(nèi)容的單元格”。
2. 將第一個(gè)和第二個(gè)下拉菜單分別設(shè)置為“單元格值”和“等於”。
3. 輸入TRUE或FALSE，具體取決於您希望格式是否應(yīng)用於選中的複選框或未選中的複選框。
4. 單擊“格式”，並根據(jù)您希望在選中或取消選中復(fù)選框時(shí)發(fā)生的情況設(shè)置格式。在我們的例子中，當(dāng)複選框被選中時(shí)，我們將單元格格式化為綠色填充。
5. 單擊“確定”。

如何根據(jù)複選框狀態(tài)為其他單元格應(yīng)用條件格式

最後一個(gè)選項(xiàng)是，如果所有復(fù)選框都被選中，則格式化整行。在我們的例子中，我們希望清楚地顯示任務(wù)3和5已完成。

首先選擇整個(gè)表格（標(biāo)題行除外），然後通過(guò)單擊“條件格式”>“新建規(guī)則”啟動(dòng)“新建格式規(guī)則”對(duì)話框。

然後，按照以下步驟操作：

1. 單擊“使用公式確定要格式化的單元格”。
2. 在空字段框中，輸入=AND($B2:$D2,"TRUE")，其中$B2:$D2是表格第一行包含複選框的單元格，"TRUE"告訴Excel在所有複選框都被選中時(shí)應(yīng)用格式。確保在列引用（$B2和$D2）之前添加美元符號(hào)——這告訴Excel我們希望將條件格式規(guī)則應(yīng)用於這些固定列中的所有行。
3. 單擊“格式”以確定滿足您設(shè)置的條件時(shí)會(huì)發(fā)生什麼。在我們的例子中，我們選擇黃色填充。
4. 單擊“確定”。

複選框不是跟蹤任務(wù)進(jìn)度的唯一方法。實(shí)際上，您可以在Excel中創(chuàng)建整個(gè)數(shù)據(jù)儀表板，以便一目了然地監(jiān)控您的工作流程。

以上是如何在Excel中使用複選框來(lái)跟蹤任務(wù)進(jìn)度的詳細(xì)內(nèi)容。更多資訊請(qǐng)關(guān)注PHP中文網(wǎng)其他相關(guān)文章！