Tutorial ini menunjukkan cara membuat coretan kandungan yang boleh diguna semula untuk e -mel Outlook menggunakan bahagian cepat, autotext, dan templat dikongsi. Ramai pengguna Outlook sering menghantar e-mel berulang, balasan klien, laporan, dan lain-lain. Panduan ini menawarkan penyelesaian penjimatan masa dan ketepatan.

• Membuat bahagian cepat Outlook
• Memasukkan bahagian cepat ke dalam mesej
• Mengubahsuai bahagian cepat
• Autotext dalam Outlook
• Lokasi Penyimpanan Bahagian Cepat
• Petua dan helah bahagian cepat
• Templat E -mel Dikongsi: Alternatif yang unggul

Memahami bahagian cepat Outlook

Bahagian cepat Outlook adalah blok kandungan yang boleh diguna semula dengan cepat dimasukkan ke dalam e -mel, pelantikan, permintaan mesyuarat, kenalan, dan tugas. Microsoft merujuk kepada ini sebagai "blok bangunan." Diperkenalkan di Outlook 2007, mereka adalah pengganti autotext yang lebih serba boleh, teks sokongan, imej, jadual, grafik, dan pemformatan. Fungsi tetap konsisten merentasi versi Outlook (Office 365, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010, dan 2007).

Membuat bahagian cepat Outlook

Tulis kandungan anda, formatnya, dan tambahkan grafik. Proses ini sama untuk e -mel, pelantikan, dan lain -lain untuk menyelamatkannya:

1. Pilih kandungan.
2. Pada tab Insert , dalam kumpulan teks , klik Bahagian Pantas > Simpan Pemilihan ke Galeri Bahagian Pantas ...
3. Dalam dialog, namakan blok (unik). Tetapan lalai biasanya cukup.
4. Klik OK .

Bahagian cepat kini boleh diakses untuk digunakan semula.

Atribut bahagian cepat

Susun bahagian cepat dengan berkesan menggunakan atribut ini:

Nama: Nama yang unik dan ringkas untuk pengambilan mudah. Awalan dengan nombor atau garis bawah untuk pesanan abjad.

Galeri: Pilih galeri (bahagian cepat atau autotext).

Kategori: Mengatur ke dalam sub-folder (gunakan "Buat Kategori Baru").

Penerangan: Teks deskriptif pilihan.

Simpan dalam: Simpan ke normalemail.dotm untuk semua item Outlook, atau template terbuka khusus.

Pilihan: Pilih bagaimana kandungan dimasukkan (lalai adalah "masukkan kandungan sahaja").

Menggunakan bahagian cepat di Outlook

Tiga kaedah wujud untuk memasukkan bahagian cepat ke dalam e -mel (dan item Outlook lain):

Kaedah 1: Kunci F3

1. Taipkan nama bahagian cepat.
2. Tekan F3; Nama itu digantikan dengan kandungan. Nama separa berfungsi jika unik.

Kaedah 2: Auto -Complete (ENTER KEY) - Outlook 2016

Mula menaip nama; Apabila unik, "Tekan ENTER untuk memasukkan" muncul. Tekan Enter untuk memasukkan. Nota: Ini tidak berfungsi untuk bahagian cepat yang kaya dengan grafik, dan tidak tersedia dalam versi Outlook yang lebih lama.

Kaedah 3: Pemilihan Galeri

1. Posisi kursor.
2. Pergi ke Masukkan > Teks > Bahagian Pantas .
3. Pilih bahagian cepat dari galeri, atau gunakan menu Konteks ("Susun dan Padam" untuk akses ke semua bahagian).

Mengubah dan memadam bahagian cepat

Untuk mengubah suai:

1. Masukkan > Teks > Bahagian Cepat .
2. Klik kanan> edit sifat ...
3. Tukar nama dan atribut. Klik OK . Untuk menukar kandungan, buat bahagian cepat baru dengan nama dan atribut yang sama.

Untuk memadam:

1. Masukkan > Teks > Bahagian Cepat .
2. Klik kanan> Susun dan padamkan .
3. Pilih dan padamkan.

Outlook Autotext

AutoText (Outlook 2003) kini disepadukan ke bahagian cepat. Perbezaannya terletak hanya dalam pemilihan galeri. Buat entri AutoText melalui Alt F3 atau Insert > Teks > Bahagian Pantas > Autotext > Simpan Pemilihan ke Galeri AutoText .

Lokasi dan sandaran bahagian cepat

Bahagian cepat disimpan dalam normalemail.dotm ( C:\Users\User Name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\ ). Sandarkan fail ini untuk pemindahan atau pemulihan mudah.

Petua dan helah bahagian cepat

• Toolbar Akses Pantas: Tambah butang Bahagian Pantas untuk akses mudah.
• Penyesuaian reben: Tambah bahagian cepat ke tab mesej untuk aliran kerja yang lebih baik.
• Batasan lampiran: Bahagian cepat tidak boleh memasukkan lampiran. Gunakan templat atau templat e -mel yang dikongsi.

Templat E -mel Dikongsi: Alternatif yang unggul

Templat e -mel yang dikongsi menawarkan kelebihan ke atas bahagian cepat: balasan yang lebih cepat, organisasi yang lebih baik, mencari lebih mudah, perkongsian mudah, penyuntingan mudah, dan sokongan lampiran. Mereka membenarkan membuat struktur hierarki dan tugas automatik seperti menambah lampiran dan mengisi baris subjek. Pertimbangkan untuk meneroka templat e -mel yang dikongsi untuk pengurusan e -mel yang dipertingkatkan.

Atas ialah kandungan terperinci Bahagian cepat dan autotext di Outlook: Cara Menambah, Mengedit dan Gunakan. Untuk maklumat lanjut, sila ikut artikel berkaitan lain di laman web China PHP!