Ce didacticiel montre comment créer des extraits de contenu réutilisables pour les e-mails Outlook à l'aide de pièces rapides, Autotext et de modèles partagés. De nombreux utilisateurs d'Outlook envoient fréquemment des e-mails répétitifs - offers, réponses des clients, rapports, etc. Ce guide propose une solution de réaffirmation de temps et d'amélioration de la précision.

• Créer des pièces rapides Outlook
• Insérer des pièces rapides dans un message
• Modification des pièces rapides
• Autotext dans Outlook
• Emplacement de stockage rapide
• Conseils et astuces rapides
• Modèles de messagerie partagés: une alternative supérieure

Comprendre les pièces rapides des perspectives

Les pièces rapides Outlook sont des blocs de contenu réutilisables rapidement insérés dans les e-mails, les rendez-vous, les demandes de réunion, les contacts et les taches. Microsoft les appelle des ?blocs de construction?. Introduits dans Outlook 2007, ils sont un remplacement automatique plus polyvalent, un texte de support, des images, des tables, des graphiques et du formatage. La fonctionnalité reste cohérente entre les versions Outlook (Office 365, 2021, 2019, 2016, 2013, 2010 et 2007).

Créer des pièces rapides Outlook

Composez votre contenu, formatez-le et ajoutez des graphiques. Le processus est identique aux e-mails, rendez-vous, etc. pour le sauver:

1. Sélectionnez le contenu.
2. Dans l'onglet Insérer , dans le groupe de texte , cliquez sur les pièces rapides > Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides…
3. Dans la bo?te de dialogue, nommez le bloc (unique). Les paramètres par défaut suffisent généralement.
4. Cliquez sur OK .

La partie rapide est désormais accessible pour la réutilisation.

Attributs de pièce rapide

Organisez des pièces rapides efficacement en utilisant ces attributs:

Nom: Un nom unique et concis pour une récupération facile. Préfixe avec des nombres ou des soulignements pour l'ordre alphabétique.

Galerie: Choisissez la galerie (pièces rapides ou autotext).

Catégorie: Organisez en sous-lameurs (utilisez "Créer une nouvelle catégorie").

Description: Texte descriptif facultatif.

Enregistrer: Enregistrer sur NormalMail.dotm pour tous les éléments Outlook ou un modèle ouvert spécifique.

Options: choisissez comment le contenu est inséré (par défaut est "Insérer le contenu uniquement").

En utilisant des pièces rapides dans Outlook

Trois méthodes existent pour insérer des pièces rapides dans les e-mails (et autres éléments Outlook):

Méthode 1: clé F3

1. Tapez le nom de la pièce rapide.
2. Appuyez sur F3; Le nom est remplacé par le contenu. Les noms partiels fonctionnent s'ils sont uniques.

Méthode 2: Auto-Complete (Entrez Key) - Outlook 2016

Commencez à taper le nom; Lorsqu'il est unique, "Appuyez sur Entrée pour insérer" appara?t. Appuyez sur Entrée pour insérer. Remarque: Cela ne fonctionne pas pour les pièces rapides riches en graphiques et n'est pas disponible dans les versions Outlook plus anciennes.

Méthode 3: Sélection de la galerie

1. Positionnez le curseur.
2. Allez dans Insérer > Texte > Pièces rapides .
3. Sélectionnez la pièce rapide dans la galerie ou utilisez le menu contextuel ("Organisez et supprimez" pour accéder à toutes les pièces).

Modification et supprimer des pièces rapides

Pour modifier:

1. Insérer > Texte > Pièces rapides .
2. Cliquez avec le bouton droit> Modifier les propriétés…
3. Modifiez le nom et les attributs. Cliquez sur OK . Pour modifier le contenu, créez une nouvelle pièce rapide avec le même nom et les mêmes attributs.

Pour supprimer:

1. Insérer > Texte > Pièces rapides .
2. Cliquez avec le bouton droit> Organisez et supprimez .
3. Sélectionnez et supprimez.

Outlook AutoText

Autotext (Outlook 2003) est désormais intégré dans des pièces rapides. La différence réside uniquement dans la sélection de la galerie. Créez des entrées Autotext via ALT F3 ou INSERT > Texte > Pièces rapides > Autotext > Enregistrer la sélection dans la galerie Autotext .

Emplacement et sauvegarde de la pièce rapide

Les pièces rapides sont stockées dans NormalMail.DOTM ( C:\Users\User Name\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\ ). Sauvegardez ce fichier pour un transfert ou une restauration facile.

Conseils et astuces rapides

• Barbaire d'outils à accès rapide: ajoutez le bouton des pièces rapides pour un accès facile.
• Personnalisation du ruban: ajoutez des pièces rapides à l'onglet Message pour améliorer le workflow.
• Limitation d'attachement: les pièces rapides ne peuvent pas inclure les pièces jointes. Utilisez des modèles ou des modèles de messagerie partagés à la place.

Modèles de messagerie partagés: une alternative supérieure

Les modèles d'e-mail partagés offrent des avantages par rapport aux pièces rapides: réponses plus rapides, meilleure organisation, recherche plus facile, partage simple, montage pratique et assistance de pièce jointe. Ils permettent de créer une structure hiérarchique et d'automatiser les taches comme l'ajout de pièces jointes et le remplissage des lignes d'objet. Envisagez d'explorer des modèles de messagerie partagés pour une gestion des e-mails améliorée.

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